Politique générale de confidentialité de Brother Industries, Ltd.

1ER NOVEMBRE 2022

La présente politique de confidentialité décrit comment Brother Industries, Ltd. une entreprise constituée et située au Japon, sise au 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-Ku, Nagoya 467-8561, Japon (« Brother », « nous », « notre » ou « nos ») recueille et traite les renseignements personnels (tel que définis ci-dessous) vous concernant, la façon dont nous utilisons et protégeons vos renseignements personnls, et vos droits à l’égard de vos renseignements personnels.

La présente politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels que nous recueillons ou traitons à votre sujet. Les renseignements personnels sont toutes les données qui peuvent être utilisées pour identifier une personne par les données elles-mêmes ou en combinaison avec toutes autres données qui peuvent raisonnablement être accessibles (renseignements personnels).

Veuillez noter que nous exploitons nos activités à l’échelle mondiale, soit directement, soit par l’entremise de nos filiales (« Brother Group companies »). Chacune de nos Brother Group companies a sa propre politique de confidentialité. Dans le cas où nous recueillons et traitons vos renseignements personnels par l'entremise de n'importe laquelle de nos Brother Group compagnies, une telle collecte, utilisation et traitement sera sujette aux conditions de la politique de confidientalité de la Brother Group compagny concernée.

Aux fins du Règlement général sur la protection des données et du Data Protection Act 2018, Brother International Europe, Ltd., une société juridiquement constituée et située au Royaume Uni et dont l'adresse est Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Royaume-Uni (« BIE »), est notre représentant au sein de l'Union Européenne.

Il est possible que nous recueillions d'informations personnelles à votre sujet directement auprès de vous ou auprès d'autres sources comme les Brother Group companies tel que décrit ci-dessous dans cette politique de confidentialité. De plus, il est possible que nous soyons dans l'obligation, de par la loi ou la relation contractuelle de recueillir certains renseignements qui incluent vos renseignements personnels. Si vous ne fournissez pas les renseignement requis, nous pourrions ne pas être en mesure de remplir nos obligations requises par les lois ou les contrats.

Les catégories de renseignements personnels que nous pouvons recueillir directement auprès de vous sont les suivantes :

1. les renseignements personnels (p. ex., nom, date de naissance, titre du poste);
2. les coordonnées (p. ex., numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale ou numéro de téléphone cellulaire);
3. les détails de paiement et autres renseignements relatifs à toute opération que vous effectuez avec nous;
4. si vous êtes un client, les numéros de série de vos produits de Brother (nous pourrions être en mesure de vous identifier avec vos numéros de série si vous avez enregistré vos produits de Brother auprès de nous ou de n'importe laquelle de nos Brother Group compagnies, ou si vous avec créé un compte sur nos sites Web et/ou souscrit à des services de l'une de nos Brother Group companies).
5. les adresses IP et identificateurs MAC (lorsque vous accédez à nos sites Web et à d’autres services en ligne).

1. Il est possible que nous recueillions vos renseignements personnels d'autres sources autorisées par la loi, notamment les annuaires d'entreprise, les annuaires téléphoniques et/ou les renseignements de crédit fournis par les sociétés de crédit. Ces renseignements personnels comprennent ce qui suit : les renseignements personnels (p. ex., nom, date de naissance, titre du poste, renseignements sur le crédit);
2. les coordonnées (p. ex., numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale ou numéro de téléphone cellulaire);

Nous nous réservons le droit d'utiliser vos renseignements personnels pour les fins suivantes, ou dans les buts que nous vous communiquons ou que vous acceptez séparément. Nous n'utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins dépassant la portée nécessaire à ces fins sauf si nous obtenons votre consentement.

Si vous êtes un client, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. veiller à ce que nos dossiers soient exacts et à jour;
2. nous conformer aux obligations juridiques auxquelles nous sommes assujettis;
3. assurer et maintenir le contrôle de la qualité;
4. améliorer nos produits et services et effectuer des analyses de marché, assurer le bon fonctionnement de la logistique et contrôler les stocks;
5. fournir le service à la clientèle, le soutien après-vente et les mises à jour des logiciels;
6. vous faire parvenir des produits;
7. rappeler les produits.

Si vous êtes un partenaire commercial, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. effectuer des vérifications des antécédents avant de vous engager comme partenaire d’affaires;
2. communiquer avec vous pour vous poser des questions et obtenir d’autres renseignements sur les services et les produits que vous offrez;
3. veiller à ce que nos dossiers soient exacts et à jour lorsque vous, vos employés ou vos entrepreneurs travaillez dans nos installations;
4. payer des factures;
5. organiser l'accès à nos bureaux ou à un autre lieu à votre demande au cas où cet accès est autorisé en vertu de nos contrats;
6. respecter les obligations juridiques auxquelles nous sommes assujettis.

Si vous êtes un actionnaire, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis;
2. mettre en place des mesures pour les actionnaires telles que des questionnaires;
3. assurer la gestion des actionnaires sur la base des lois.

Si vous êtes candidat à un poste, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. vous fournir des renseignements sur le recrutement et vous contacter;
2. assurer le contrôle opérationnel pour le recrutement;
3. répondre à vos demandes d'information.

Si vous êtes un employé retraité, nous utilisons vos renseignements personnels pour :

1. gérer les renseignements vous concernant au moment de votre emploi;
2. assurer la gestion des employés retraités tel que le travail lié à l'assurance sociale;
3. répondre à vos demandes d'information.

Nous devons avoir un fondement juridique pour traiter vos renseignements personnels. Dans la plupart des cas, le fondement juridique sera l’un des suivants :

1. Remplir nos obligations contractuelles envers vous. Si vous êtes un client, nos obligations contractuelles envers vous comprennent l’expédition de produits, la prestation de services à la clientèle et le soutien après-vente. Si vous êtes un partenaire commercial, nos obligations contractuelles envers vous comprennent le paiement des factures et l’assurance que vous êtes en mesure d’accéder à nos locaux au besoin;
2. Se conformer à nos obligations légales envers vous, par exemple en matière de santé et de sécurité lorsque vous êtes dans nos locaux, ou envers une tierce partie (p. ex., les autorités fiscales);
3. Répondre à nos intérêts légitimes. Si vous êtes un client, nos intérêts légitimes, par exemple, sont de maintenir le contrôle de la qualité et de la logistique, d’effectuer des analyses pour le développement de produits et des études de marché, de vérifier les stocks et de s’assurer que nos dossiers sont à jour et exacts. Si vous êtes un partenaire commercial, notre intérêt légitime, par exemple, est de veiller à ce que les services que vous fournissez répondent à nos besoins, à ce que vos services fonctionnent correctement avec nos systèmes, à ce que toute plainte ou préoccupation puisse vous être transmise rapidement, et à ce que nos dossiers soient à jour et exacts.

Vous avez certains droits concernant vos renseignements personnels, sous réserve des lois locales. Ces droits comprennent les droits suivants :

• Accéder à vos renseignements personnels.
• Corriger les renseignements que nous détenons à votre sujet.
• Supprimer vos renseignements personnels.
• Restreindre l’utilisation de vos renseignements personnels.
• S’opposer à notre utilisation de vos renseignements personnels.
• Recevoir vos renseignements personnels dans un format électronique utilisable et les transmettre à un tiers (droit à la portabilité des renseignements).
• Déposer une plainte auprès de l’organisme local de protection de la vie privée.

Nous vous encourageons à communiquer avec nous pour mettre à jour ou corriger vos renseignements personnels s’ils changent ou si les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet sont inexacts.

Veuillez noter que nous aurons probablement besoin de renseignements supplémentaires de votre part pour répondre à vos demandes.

Si vous désirez discuter de ces droits ou les exercer, veuillez communiquer avec nous aux coordonnées ci-dessous.

Nous pouvons aussi prendre des décisions automatisées à votre sujet en fonction de vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Si vous êtes un client, pour sélectionner des offres personnalisées, des rabais ou des recommandations à vous communiquer en fonction de votre historique d’achat, de votre historique de navigation ou de votre utilisation des produits Brother;
• Sous réserve des exigences et des limites juridiques locales, vous pouvez communiquer avec nous pour vous opposer à notre utilisation de la prise de décisions automatisée.

Lorsque nous adopterons un processus décisionnel automatisé comportant l’établissement de profils en fonction de vos renseignements personnels pour la prestation de notre service, nous vous fournirons séparément des renseignements sur la logique en cause et les effets des décisions automatisées, et nous solliciterons votre consentement.

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des tiers dans les circonstances suivantes :

• Fournisseurs de services infonuagiques. Nous nous associons à des fournisseurs de services infonuagiques comme Microsoft et Amazon pour stocker vos renseignements personnels dans le nuage.
• Fournisseurs de services aux entreprises. Nous retenons les services de fournisseurs commerciaux pour expédier des bulletins et des courriels de marketing, assurer le soutien des services de courriel et de messagerie, fournir des services d’analyse de données, traiter les paiements sécurisés et exécuter les commandes.
• Brother Group companies. Ces entreprises sont la propriété de Brother Industries, Ltd, de sorte que nous travaillons en étroite collaboration avec d’autres entreprises et sociétés qui font partie de la famille Brother Group. Il se peut que nous communiquions certains renseignements sur les numéros de série de nos produits utilisés par nos clients, l’historique d’achat et de navigation et des questions ou préoccupations des clients à Brother Industries, Ltd et à d’autres entreprises de Brother Group pour des analyses de marketing, l'amélioration de nos produits et services, des rapports internes et des réponses aux questions ou préoccupations des clients.
• Organismes d’application de la loi, tribunaux, organismes de réglementation, autorités gouvernementales. Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec ces parties lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation légale ou réglementaire, ou pour protéger nos droits ou ceux de toute tierce partie.
• Acheteurs d’actifs. Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à toute tierce partie qui achète, ou à qui nous transférons, la totalité ou presque la totalité de nos actifs et de nos opérations. Si une telle vente ou un tel transfert se produit, nous déploierons des efforts raisonnables pour nous assurer que l’entité à laquelle nous transférons vos renseignements personnels les utilise d’une manière conforme à ce que prévoit la présente politique de confidentialité.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et des procédures organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité approprié au risque que présentent les renseignements personnels que nous traitons. Ces mesures visent à garantir l’intégrité et la confidentialité continues des renseignements personnels. Nous évaluons régulièrement ces mesures pour assurer la sûreté du traitement.

Nous supprimerons vos renseignements personnels lorsqu'ils ne sont plus nécessaires en regard des fins pour lesquelles nous les avons recueillis ou lorsque votre consentement est retiré et que nous n'avons d'autre raison légale de les conserver. Lorsque nous décidons de la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous nous conformons à nos obligations juridiques et répondons aux attentes des organismes de réglementation.

Nous conserverons vos renseignements personnels conformément à notre politique de conservation des données qui établit les périodes de conservation des données requises ou permises par la loi applicable.

Nous utilisons Google Analytics, un service d'analyse d'audience de site web fourni par Google LLC ("Google"), pour suivre et surveiller votre utilisation de notre site web. En rapport avec l’utilisation de Google Analytics, nous utilisons des cookies afin de reconnaître les utilisateurs uniques en leur attribuant un identifiant de client généré aléatoirement. Il sert à observer et à calculer les données relatives aux visiteurs, à la session et aux campagnes pour le rapport d’analyse du site.

Nous pouvons également utiliser les rapports sur les performances démographiques et les centres d'intérêt de Google Analytics, une fonctionnalité de publicité de Google Analytics, pour nous aider à comprendre les données démographiques et les intérêts des utilisateurs de notre site web. Concernant l’utilisation de Google Analytics Advertising, notre site Web ainsi que des vendeurs tiers, y compris Google, utilisent ensemble des cookies de première partie (comme le cookie de Google Analytics) ou autres identifiants de première partie, et des cookies tiers (comme les cookies publicitaires de Google) ou autres identifiants tiers.

Pour en savoir plus sur la façon dont Google traite vos informations, veuillez consulter https://policies.google.com/technologies/partner-sites(un site Internet tiers s'ouvrira).

Si vous souhaitez empêcher la collecte et le traitement de vos données par Google Analytics, vous pouvez vous désabonner de Google Analytics en téléchargeant et en installant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/(un site Internet tiers s'ouvrira).
Brother ne doit contourner aucune fonction de confidentialité (p.ex., une option de retrait) faisant partie de Google Analytics.

Veuillez noter que la société Brother Industries Ltd. est basée au Japon et que vos informations personnelles sont donc envoyées, stockées et traitées au Japon, pays qui est considéré actuellement comme fournissant un niveau de protection adapté pour les informations personnelles dans le cadre de la loi européenne sur la protection des données. De plus, nous pouvons travailler avec des fournisseurs de services tiers lorsque vous stockons ou traitons vos informations personnelles. Vos informations personnelles peuvent ainsi être stockées dans le cloud par nos fournisseurs de services dans le cloud qui peuvent conserver vos informations personnelles dans des lieux extérieurs à l’Espace économique européen, ce qui ne garantit pas un niveau de protection adapté.

Nous avons mis en place des mesures de protection adaptées (telles que des engagements contractuels) conformément aux exigences légales applicables afin de garantir la protection correcte de vos données. Pour plus d’informations concernant ces mesures, veuillez nous contacter via les coordonnées ci-dessous.

Brother Industries, Ltd. est l’autorité de contrôle responsable des renseignements personnels que nous recueillons et traitons.

Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet de la façon dont vos renseignements personnels ont été utilisés, veuillez communiquer avec nous à l’adresse électronique ci-dessous. Veuillez noter que, selon la nature de votre demande, nous devrons peut-être confirmer votre identité avant de la traiter.

data.protection@brother.co.jp

Vous pouvez nous demander une copie numérique de la présente politique de confidentialité en utilisant les coordonnées ci-dessus. Nous pouvons modifier ou mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Vous pouvez connaître la date de la dernière mise à jour de la présente politique de confidentialité, car une date de révision est indiquée. Les modifications et les ajouts à la présente politique de confidentialité entrent en vigueur à compter de la date à laquelle ils sont affichés. Veuillez relire de temps à autre la présente politique de confidentialité pour vérifier si nous avons apporté des changements à la façon dont nous utilisons vos renseignements personnels.