Brother Industries, Ltd:n yleinen tietosuojapolitiikka

1. MARRASKUUTA 2022

Tässä tietosuojapolitiikassa kuvataan, miten Japanissa rekisteröity ja sijaitseva Brother Industries, Ltd., jonka osoite on 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japani ("Brother","me" tai "meidän"), kerää ja käsittelee käyttäjän henkilökohtaisia tietoja (kuten alla on kuvattu) sekä miten se käyttää ja suojaa niitä, sekä näihin tietoihin liittyvät käyttäjän oikeudet.

Tämä tietosuojapolitiikka koskee kaikkia keräämiämme ja käsittelemiämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja. Henkilökohtaiset tiedot ovat tietoja tai yhdistelmiä tiedoista, joiden avulla käyttäjä on mahdollista kohtuudella tunnistaa ("Henkilökohtaiset tiedot").

Huomaa, että toimimme globaalisti joko suoraan tai tytäryhtiöidemme (”Brother Group -yhtiöt”) kautta. Brother Group -yhtiöillä on oma tietosuojapolitiikkansa. Kun keräämme ja käsittelemme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja jonkin Brother Group -yhtiön kautta, meitä sitoo asianomaisen Brother Group -yhtiön tietosuojapolitiikka.

Yleisen tietosuoja-asetuksen ja vuoden 2018 tietosuojasäädöksen (Data Protection Act 2018) mukaan Yhdistyneessä kuningaskunnassa rekisteröidyn ja sijaitsevan Brother International Europe, Ltd:n, jonka osoite on Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Yhdistynyt kuningaskunta (”BIE”), Italian sivukonttori, on edustajamme Euroopan unionissa.

Saatamme kerätä henkilökohtaisia tietoja suoraan käyttäjältä ja muista lähteistä, kuten Brother Group -yhtiöiltä, kuten tässä tietosuojapolitiikassa on alla kuvattu. Lisäksi lait tai sopimusvelvoitteemme saattavat vaatia meitä keräämään tiettyjä tietoja, joihin kuuluvat käyttäjän henkilökohtaiset tiedot. Jos käyttäjä ei anna tämänkaltaisia vaadittuja tietoja, emme voi täyttää lakien tai sopimustein vaatimia velvoitteita.

Käyttäjältä saatetaan kerätä seuraavanlaisia henkilökohtaisia tietoja suoraan:

1. henkilötiedot (esim. nimi, syntymäaika ja virkanimike)
2. yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite tai matkapuhelinnumero)
3. maksutiedot ja muut transaktioihin liittyvät tiedot, jotka käyttäjä antaa ollessaan tekemisissä kanssamme
4. asiakkaan käyttämien Brother-tuotteiden sarjanumerot (tunnistamme käyttäjän sarjanumerolla, jos hän on rekisteröitynyt Brother-tuotteiden käyttäjäksi meillä tai Brother Group -yhtiössä tai jos käyttäjä on luonut tilin verkossamme ja/tai on tilannut palvelujamme Brother Group-yhtiöltämme)
5. IP-osoitteet ja MAC-tunnisteet (käyttäjän käyttäessä sivustojamme ja muita verkkopalveluitamme).

1. Saatamme kerätä käyttäjän henkilökohtaisia tietoja muista lain sallimista lähteistä mukaan lukien yhtiöhakemistot, puhelinhakemistot ja/tai luottolaitosten antamat luottotiedot. Näihin henkilökohtaisiin tietoihin kuuluvat seuraavat: henkilötiedot (esim. nimi, syntymäaika, virkanimike ja luottotiedot);
2. yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköpostiosoite, postiosoite tai matkapuhelinnumero)

Varaamme itsellemme oikeuden käyttää käyttäjän henkilökohtaisia tietoja seuraaviin tarkoituksiin tai tarkoituksiin, joista olemme ilmoittaneet käyttäjälle tai jotka käyttäjä on hyväksynyt erikseen. Emme käytä käyttäjän henkilökohtaisia tietoja laajemmin kuin mitä tarkoituksemme vaativat ilman hänen suostumustaan.

Jos käyttäjä on asiakas, hänen henkilökohtaisia tietojaan käytetään

1. tietojemme paikkansapitävyyden ja ajantasaisuuden varmistamiseen
2. meitä koskevien oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen
3. laadunvalvonnan tarkistamiseen ja ylläpitämiseen
4. tuotteidemme ja palvelujemme parantamiseen sekä markkina-analyysiin, logistiikan toimivuuden varmistamiseen ja varastojemme tarkistamiseen
5. asiakaspalvelun, myynninjälkeisen tuen ja ohjelmistopäivitysten tarjoamiseen
6. tuotteiden toimittamiseen käyttäjälle
7. tuotteiden takaisinvetoon.

Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, hänen henkilökohtaisia tietojaan käytetään

1. kumppanuussuhteen solmimista edeltävään taustojen selvittämiseen
2. yhteyden ottamiseksi kumppaniin, kun halutaan esittää kysymyksiä kumppanin tarjoamista palveluista ja tuotteista tai lähettää niihin liittyviä tietoja
3. tietojemme paikkansapitävyyden ja ajantasaisuuden varmistamiseen, kun kumppanin työntekijät tai alihankkijat työskentelevät toimitiloissamme
4. laskujen maksamiseen
5. käyttäjän pyynnöstä tapahtuvan pääsyn järjestämiseen liikehuoneistoomme tai muulle alueelle siinä tapauksessa, että tämä pääsy on sopimustemme alainen
6. meitä koskevien oikeudellisten velvoitteiden täyttämiseen.

Jos käyttäjä on osakas, käytämme hänen henkilökohtaisia tietojaan

1. meitä koskevien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseen
2. osakkaita koskevien toimenpiteiden, kuten kyselylomakkeiden, käyttöönottoon
3. lakeihin perustuvan osakashallinnan toteuttamiseen

Jos käyttäjä on työnhakija, käytämme hänen henkilökohtaisia tietojaan

1. rekrytointititietojen hankkimiseen käyttäjälle ja yhteydenpitoon hänen kanssaan
2. rekrytoinnin toiminnalliseen valvontaan
3. vastaamaan käyttäjän tiedusteluun

Jos käyttäjä on eläkkeellä, käytämme hänen henkilökohtaisia tietojaan

1. tietueiden käsittelyyn käyttäjän toimiajalta
2. eläkeläisten ohjaukseen, kuten sosiaalivakuutukseen liittyvään työhön
3. vastaamaan käyttäjän tiedusteluun.

Meillä on oltava oikeudellinen perusta käyttäjän henkilökohtaisten tietojen käsittelyyn. Useimmissa tapauksissa oikeudellinen perusta on jokin seuraavista:

1. sopimusvelvoitteidemme täyttäminen käyttäjää kohtaan. Jos käyttäjä on asiakas, sopimusvelvoitteisiimme käyttäjää kohtaan kuuluvat tuotteiden toimittaminen, asiakaspalvelun tarjoaminen ja myynninjälkeisen tuen antaminen. Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, sopimusvelvoitteisiimme käyttäjää kohtaan kuuluvat laskujen täsmällinen maksaminen ja sen varmistaminen, että käyttäjä pääsee tarvittaessa toimitiloihimme.
2. oikeudellisten velvoitteidemme täyttäminen käyttäjää kohtaan (esimerkiksi terveys- ja turvallisuusvelvoitteet, jotka liittyvät käyttäjän olemiseen toimitiloissamme) tai kolmatta osapuolta kohtaan sekä
3. oikeutettujen etujemme toteutuminen. Jos käyttäjä on asiakas, oikeutettuja etujamme ovat esimerkiksi laadunvalvonnan ja logistiikan ylläpito, tuotekehityksen ja markkinatutkimusten analysointi, varastojen tarkistaminen ja tietojemme ajantasaisuuden ja paikkansapitävyyden varmistaminen. Jos käyttäjä on liiketoimintakumppani, oikeutettuja etujamme ovat esimerkiksi sen varmistaminen, että kumppanin tarjoamat palvelut sopivat tarpeisiimme ja että ne toimivat oikein järjestelmiemme kanssa ja että saadut valitukset ja kysymykset voidaan välittää nopeasti kumppanille ja että tietomme ovat ajantasaiset ja paikkansapitävät.

Käyttäjällä on henkilökohtaisiin tietoihinsa tiettyjä paikallisten lakien mukaisia oikeuksia. Näitä ovat oikeudet

• käyttää omia henkilökohtaisia tietoja
• korjata hallussamme olevia käyttäjän tietoja
• poistaa omat henkilökohtaiset tiedot
• rajoittaa tapaa, jolla käytämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja
• vastustaa käyttäjän henkilökohtaisten tietojen käyttöä
• saada omat henkilökohtaiset tiedot käyttökelpoisessa sähköisessä muodossa ja siirtää ne kolmannelle osapuolelle (oikeus tietojen siirrettävyyteen)
• jättää valitus paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Käyttäjän kannattaa pyytää meitä päivittämään tai korjaamaan henkilökohtaiset tietonsa, jos ne muuttuvat tai jos hallussamme olevat käyttäjän henkilökohtaiset tiedot ovat virheelliset.

Huomautus: tarvitsemme todennäköisesti käyttäjältä lisätietoja, jotta voimme täyttää pyynnöt.

Halutessaan keskustella näistä oikeuksista tai käyttää niitä käyttäjän tulee ottaa meihin yhteyttä. Tarvittavat yhteystiedot ovat jäljempänä.

Saatamme myös tehdä käyttäjää koskevia päätöksiä automaattisesti. Tässä käytetään käyttäjän henkilökohtaisia tietoja seuraavissa tapauksissa:

• Jos käyttäjä on asiakas, automaattisia päätöksiä tehdään yksilöllisten tarjousten, alennusten ja suositusten tekemiseen, mikä perustuu käyttäjän ostoshistoriaan, selaushistoriaan ja/tai Brother-tuotteiden käyttöön.
• Käyttäjä voi paikallisten oikeudellisten vaatimusten ja rajoitteiden mukaisesti ilmoittaa meille vastustavansa häntä koskevan automaattisen päätöksenteon.

Kun otamme palvelussamme käyttöön automaattisen päätöksenteon, jossa käyttäjä profiloidaan henkilökohtaisten tietojensa perusteella, käyttäjälle kerrotaan erikseen siihen liittyvästä logiikasta ja sen vaikutuksista ja käyttäjällä pyydetään suostumus.

Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

• Pilvipalvelujen tarjoajat. Microsoft ja Amazon ovat pilvipalvelukumppaneitamme käyttäjän henkilökohtaisten tietojen tallentamisessa pilveen.
• Liiketoimintapalvelujen tarjoajat. Käytämme liiketoimintapalvelujen tarjoajien palveluita uutiskirjeiden ja markkinoinnin sähköpostiviestien lähettämiseen, tuen sähköpostiin ja viestipalveluihin, data-analytiikkapalveluiden tarjoamiseen sekä turvallisten maksujen käsittelyyn ja tilausten täyttämiseen.
• Brother Industries, Ltd. omistaa Brother Group -yhtiöt, joten teemme läheistä yhteistyötä Brother Group -ryhmään kuuluvien yhtiöiden kanssa. Saatamme jakaa tiettyjä tietoja asiakkaista käyttäen sarjanumeroita, jotka liittyvät asiakkaittemme käyttämiin tuotteisiimme, ostos- ja selaushistoriaan ja asiakkaan Brother Industries, Ltd:lle ja muille Brother Group -yhtiöille esittämiä kysymyksiä. Näitä tietoja voidaan käyttää markkina-analyysiin, tuotteidemme ja palvelujemme parantamiseen, sisäiseen raportointiin sekä vastattaessa asiakkaiden kysymyksiin.
• Lainvalvontaviranomaiset, tuomioistuimet, sääntelyviranomaiset ja julkiset viranomaiset. Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja näille tahoille, jos uskomme tämän olevan välttämätöntä, jotta voimme täyttää juridisen tai lainsäädännössä asetetun velvoitteen tai muuten suojata oikeuksiamme tai kolmannen osapuolen oikeuksia.
• Omaisuuden ostajat. Saatamme jakaa käyttäjän henkilökohtaisia tietoja kolmansille osapuolille, jotka ostavat tai joille siirrämme koko omaisuutemme ja liiketoimintamme tai osan niistä. Jos tällainen myynti tai siirto tapahtuu, pyrimme kohtuullisin toimenpitein varmistamaan, että siirron vastaanottajana oleva taho käyttää tietoja tämän tietosuojapolitiikan mukaisesti.

Varmistamme teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla, että käsittelemiemme henkilökohtaisten tietojen tietoturva on niihin liittyvien riskien torjunnan edellyttämällä tasolla. Näillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan, että henkilökohtaiset tiedot pysyvät eheinä ja luottamuksellisina. Arvioimme näitä toimenpiteitä jatkuvasti, jotta käsittely on aina tietoturvallista.

Poistamme käyttäjän henkilökohtaiset tiedot, kun emme enää ole suhteessa käyttäjään tietojen keräämistarkoituksessa tai kun käyttäjä päättää vetäytymisestään eikä meillä ole enää laillista perustetta tietojen säilyttämiseen. Kun päätämme siitä, miten pitkään käyttäjän henkilökohtaisia tietoja säilytetään suhteen loppumisen jälkeen, otamme huomioon oikeudelliset velvoitteemme ja sääntelyviranomaisten odotukset.

Säilytämme käyttäjän henkilökohtaisia tietoja tietojen säilyttämisen käytäntöjemme mukaisesti. Näissä käytännöissä määritetään sovellettavan lain vaatimat tai sallimat tietojen säilyttämisen ajat.

Seuraamme ja valvomme tapaasi käyttää verkkosivustoamme Google LLC:n (”Google”) tarjoamilla Google Analytics ‑verkkoanalytiikkapalveluilla. Google Analytics ‑palvelujen käytön yhteydessä käytämme evästeitä eri käyttäjien erottamiseen toisistaan määrittämällä satunnaisesti luodun asiakastunnuksen. Sitä käytetään vierailijan, istunnon ja kampanjatietojen valvontaan ja laskentaan sivuston analyysiraporttia varten.

Lisäksi saatamme käyttää Google Analyticsin mainontaominaisuuksiin kuuluvaa Google Analyticsin Kohderyhmätiedot ja kiinnostuksen kohteet ‑ominaisuutta, jonka avulla voimme ymmärtää verkkosivustomme käyttäjien demografisia tietoja ja kiinnostuksen kohteita. Verkkosivustomme ja kolmannen osapuolen toimittajat, mukaan lukien Google, käyttävät Google Analyticsin mainontaominaisuuksien käytön yhteydessä ensimmäisen osapuolen evästeitä (kuten Google Analytics ‑evästettä) tai muita ensimmäisen osapuolen tunnisteita ja kolmannen osapuolen evästeitä (kuten Googlen mainontaevästeitä) tai muita kolmannen osapuolen tunnisteita yhdessä.

Lisätietoja siitä, miten Google käsittelee tietojasi, on sivulla https://policies.google.com/technologies/partner-sites(kolmannen osapuolen verkkosivu avataan)

Jos et halua, että Google Analytics kerää ja käsittelee tietojasi, voit kieltää Google Analytics ‑palvelut lataamalla ja asentamalla Google Analyticsin Opt-out ‑selainlisäosan https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/(kolmannen osapuolen verkkosivu avataan).
Brother ei kiellä yksityisiä piirteitä (esim. opt-out-vaihtoehto), jotka ovat osana Googlen analytiikkaa.

Brother Industries, Ltd. sijaitsee Japanissa, joten käyttäjän henkilötiedot siirretään ja tallennetaan Japaniin ja niitä käsitellään Japanissa, minkä katsotaan tällä hetkellä täyttävän Euroopan unionin tietosuojalainsäädännössä määritetyn henkilötietojen riittävän suojauksen vaatimuksen. Saatamme myös tehdä yhteistyötä muiden palveluntarjoajien kanssa käyttäjän henkilötietojen tallentamisessa ja käsittelyssä. Käyttäjän henkilötietoja voidaan esimerkiksi tallentaa pilvipalveluiden tarjoajiemme pilvipalveluun, ja ne saattavat säilyttää käyttäjän henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, jolloin suojauksen taso ei välttämättä ole riittävä.

Varmistamme käyttäjän tietojen asianmukaisen suojauksen käyttämällä asianmukaisia takeita (kuten sopimusvelvoitteita) soveltuvien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti. Lisätietoja näistä asianmukaisista takeista on saatavilla ottamalla meihin yhteyttä käyttämällä jäljempänä mainittuja yhteystietoja.

Brother Industries, Ltd. on keräämistämme ja käsittelemistämme henkilökohtaisista tiedoista vastuussa oleva rekisterinpitäjä.

Kysymykset tavoista, joilla käyttäjän henkilökohtaisia tietoja on käytetty, tulee lähettää meille jäljempänä mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Huomautus: ennen pyynnön tai tiedustelun käsittelyä saatamme varmistaa käyttäjän henkilöllisyyden sen mukaan, millainen pyyntö tai tiedustelu on.

data.protection@brother.co.jp

Kopio tästä tietosuojapolitiikasta on saatavilla käyttämällä edellä mainittuja yhteystietoja. Saatamme aika ajoin tehdä muutoksia tietosuojapolitiikkaan. Tietosuojapolitiikkaan merkitään päivämäärä, jolloin tietosuojapolitiikkaa on viimeksi muutettu. Muutokset ja lisäykset tietosuojapolitiikkaan tulevat voimaan sinä päivänä, jolloin ne julkaistaan. Tämä tietosuojapolitiikka kannattaa aika ajoin käydä lukemassa uudelleen. Tällä tavalla käyttäjä näkee, olemmeko tehneet muutoksia tapoihin, joilla käyttäjän henkilökohtaisia tietoja käytetään.