Politique générale de confidentialité de Brother Industries, Ltd.

1ER NOVEMBRE 2022

Cette politique de confidentialité explique la manière dont Brother Industries, Ltd., une société immatriculée et sise au Japon dont l’adresse est 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japon (« Brother », « nous » ou « notre ») collecte et traite les données personnelles (telles que définies ci-dessous) vous concernant, comment nous utilisons et protégeons vos données personnelles, et vos droits relatifs à vos données personnelles.

Cette politique de confidentialité s’applique à toutes les données personnelles que nous collectons ou traitons vous concernant. Les données personnelles sont toutes les données qui peuvent être utilisées pour identifier un individu par les données elles-mêmes ou en combinaison avec toute autre donnée à laquelle nous pouvons raisonnablement avoir accès (« données personnelles »).

Veuillez noter que nous opérons dans le monde entier, directement ou par l’intermédiaire de nos filiales (les « sociétés du Groupe Brother »). Chacune de nos sociétés du Groupe Brother possède sa propre politique de confidentialité. Si nous recueillons et traitons vos données personnelles par l'intermédiaire de l'une des sociétés du Groupe Brother, la collecte, l'utilisation et le traitement de ces données seront assujettis aux conditions de la politique de confidentialité de la société du Groupe Brother concernée.

Aux fins du règlement général sur la protection des données et de la loi sur la protection des données de 2018, la succursale italienne de Brother International Europe, Ltd., une société juridiquement constituée et située au Royaume Uni et dont l'adresse est Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Royaume-Uni (« BIE »), est notre représentant au sein de l'Union Européenne.

Nous pouvons être amenés à collecter des informations personnelles vous concernant directement auprès de vous ou auprès d'autres sources telles que les sociétés du Groupe Brother, tel que décrit ci-dessous dans la présente politique de confidentialité. De plus, nous pouvons être tenus par la loi ou par nos obligations contractuelles de recueillir certains renseignements qui incluent vos informations personnelles. Si vous ne fournissez pas ces renseignements requis, nous pourrions ne pas être en mesure de remplir nos obligations requises par la loi ou les contrats.

Les catégories d'informations personnelles que nous pouvons être amenés à collecter directement auprès de vous incluent les données suivantes :

1. renseignements personnels (par ex. nom, date de naissance, intitulé du poste) ;
2. coordonnées (par ex. numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale ou numéro de portable) ;
3. informations de paiement et autres informations liées à toute transaction que vous effectuez avec nous ;
4. si vous êtes client, les numéros de série de vos produits Brother (il nous est possible de vous identifier grâce à votre numéro de série dès lors que vous avez enregistré vos produits Brother auprès de nos services ou d'une de nos sociétés du Groupe Brother, ou si vous avez créé un compte sur nos sites web et/ou souscrit à l'un des services de l'une de nos sociétés du Groupe Brother) ;
5. adresses IP et identifiants MAC (lorsque vous accédez à nos sites Web et à d’autres services en ligne).

1. Nous sommes susceptibles de collecter vos données personnelles à partir d'autres sources légalement autorisées, notamment par le biais d'annuaires d'entreprises, d'annuaires téléphoniques et/ou d'informations sur le crédit fournies par des sociétés de crédit. Ces données personnelles comprennent les données suivantes : renseignements personnels (par ex. nom, date de naissance, intitulé du poste, informations de crédit) ;
2. coordonnées (par ex. numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse postale ou numéro de portable) ;

Nous nous réservons le droit d'utiliser vos données personnelles aux fins suivantes, ou aux fins dont nous vous notifions ou que vous acceptez séparément. Nous n'utiliserons pas vos données personnelles à des fins dépassant le cadre nécessaire à ces fins, sauf si nous obtenons votre consentement.

Si vous êtes client, nous utilisons vos données personnelles pour :

1. nous assurer que nos enregistrements sont exacts et à jour ;
2. nous conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes assujettis ;
3. contrôler et maintenir le contrôle qualité ;
4. améliorer nos produits et services et nos analyses de marché, nous assurer du bon fonctionnement de la logistique et vérifier les inventaires ;
5. vous fournir un service clientèle, une assistance après-vente et des mises à jour de logiciels ;
6. vous expédier les produits ;
7. rappeler les produits.

Si vous êtes un partenaire commercial, nous utilisons vos données personnelles pour :

1. vérifier vos antécédents avant de vous choisir en tant que partenaire commercial ;
2. vous contacter pour vous poser des questions et vous demander un complément d’information concernant les services et produits que vous fournissez ;
3. nous assurer que nos enregistrements sont exacts et à jour concernant les locaux où travaillent vos employés, vos sous-traitants et vous-même ;
4. payer les factures ;
5. organiser votre accès à nos bureaux ou à d'autres locaux à votre demande, dans la mesure où cet accès est autorisé par nos contrats ;
6. respecter les obligations légales auxquelles nous sommes assujettis.

Si vous êtes actionnaire, nous utilisons vos données personnelles pour :

1. se conformer aux obligations légales auxquelles nous sommes soumis ;
2. mettre en œuvre des mesures destinées aux actionnaires, telles que des questionnaires ;
3. assurer la gestion de l'actionnariat sur la base des lois.

Si vous êtes candidat à un emploi, nous utilisons vos données personnelles pour :

1. vous fournir des informations sur le recrutement et vous contacter ;
2. assurer le contrôle opérationnel du recrutement ;
3. répondre à vos questions.

Si vous êtes retraité, nous utilisons vos données personnelles pour :

1. gérer les dossiers vous concernant pendant la durée de votre maintien en fonction ;
2. assurer la gestion des retraités comme le travail lié à l'assurance sociale ;
3. répondre à vos questions.

Pour traiter vos données personnelles, nous devons fonder notre action sur une base juridique. Dans la plupart des cas, cette base juridique repose sur l’un des motifs suivants :

1. nous acquitter de nos obligations contractuelles envers vous. Si vous êtes client, nos obligations contractuelles envers vous comprennent, entre autres, l’expédition de produits, la fourniture d’un service clientèle, et le service après-vente. Si vous êtes un partenaire commercial, nos obligations contractuelles envers vous comprennent notamment le paiement des factures en bonne et due forme et le fait de veiller à ce que vous puissiez accéder à nos locaux le cas échéant ;
2. nous acquitter de nos obligations légales envers vous, par exemple, nos obligations en termes de santé et de sécurité lorsque vous êtes dans nos locaux, ou envers une tierce partie (p. ex. les services fiscaux) ; et
3. satisfaire nos intérêts légitimes. Si vous êtes client, nos intérêts légitimes sont, par exemple : maintenir le contrôle de la qualité et la logistique moyennant des analyses destinées au développement des produits et des études de marché, vérifier les stocks et nous assurer que nos enregistrements sont tenus à jour et exacts. Si vous êtes un partenaire commercial, notre intérêt légitime, par exemple, est de nous assurer que les services que vous fournissez sont conformes à nos besoins, que vos services fonctionnent correctement avec nos systèmes, que toute plainte ou préoccupation éventuelle peut vous être rapidement relayée, et que nos enregistrements sont tenus à jour et exacts.

Vous avez certains droits concernant vos données personnelles, sous réserve du droit local. Ceux-ci sont, entre autres, les suivants :

• accéder à vos informations personnelles ;
• rectifier les informations que nous détenons vous concernant ;
• effacer vos informations personnelles ;
• restreindre notre utilisation de vos informations personnelles ;
• vous opposer à notre utilisation de vos informations personnelles ;
• recevoir vos données personnelles dans un format électronique utilisable et les transmettre à un tiers (droit à la portabilité des données) ; et
• déposer une plainte auprès de votre autorité locale pour la protection des données à caractère personnel.

Nous vous encourageons à nous contacter pour actualiser ou corriger vos informations personnelles si celles-ci changent ou si les données personnelles que nous détenons à votre sujet sont inexactes.

Veuillez noter que, pour satisfaire à votre demande, nous aurons probablement besoin d’un complément d’information de votre part.

Si vous souhaitez discuter ou exercer ces droits, veuillez nous contacter via les coordonnées mentionnées ci-après.

Nous pouvons également être amenés à prendre des décisions automatisées vous concernant en fonction de vos données personnelles, dans les circonstances suivantes :

• Si vous êtes client, pour sélectionner des offres personnalisées, des remises ou des recommandations à vous envoyer basées sur votre historique d’achats, votre historique de navigation et/ou votre utilisation des produits Brother ;
• Sous réserve des limitations et des exigences juridiques locales, vous pouvez nous contacter pour vous opposer à notre utilisation de la prise de décisions automatisées.

Lorsque nous adoptons un processus de prise de décisions automatisées impliquant la mise en place d’un profilage basé sur vos données personnelles en vue de fournir notre prestation, nous nous engageons à vous communiquer séparément des informations sur la logique mise en œuvre et les effets des décisions automatisées, quels qu’ils soient, et à demander votre accord.

Nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles avec des tierces parties dans les circonstances suivantes :

• Fournisseurs de services cloud. Nous nous sommes associés à des fournisseurs de services cloud tels que Microsoft et Amazon pour stocker vos informations personnelles dans le cloud.
• Fournisseurs de services aux entreprises. Nous engageons des fournisseurs de services aux entreprises pour envoyer des bulletins d’informations et des e-mails marketing, des services de messagerie et d’e-mail d’assistance, pour fournir des services d’analyse de données et pour traiter des paiements sécurisés et exécuter des commandes.
• Les sociétés du Groupe Brother appartiennent à Brother Industries, Ltd. Nous travaillons donc en étroite collaboration avec d’autres entreprises et sociétés qui relèvent du Groupe Brother. Nous pouvons être amenés à partager certaines informations sur les numéros de série des produits que nos clients utilisent, l’historique d’achat et de navigation, et les questions ou préoccupations des clients relatives à Brother Industries, Ltd. et aux autres sociétés du Groupe Brother à des fins d'analyse marketing, d'amélioration de nos produits et services, de rapports internes, et pour répondre aux questions et aux préoccupations des clients.
• Les forces de l’ordre, les tribunaux, les autorités de réglementation, les autorités gouvernementales. Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec ces parties lorsque nous pensons que cela est nécessaire pour nous conformer à une obligation juridique ou réglementaire, ou pour protéger nos droits ou les droits d’un tiers quelconque.
• Acheteurs d’actifs. Nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec une tierce partie qui achète, ou auprès de laquelle nous transférons la totalité ou la presque totalité de nos actifs et de notre activité. Si une telle vente ou un tel transfert devait avoir lieu, nous déploierions tous les efforts raisonnables pour faire en sorte de garantir que l’entité à laquelle nous transférons vos données personnelles les utilise d’une manière qui soit compatible avec la présente politique de confidentialité.

Nous avons mis en place des mesures techniques et d’organisation afin de garantir un niveau de sécurité approprié vis-à-vis du risque associé aux informations personnelles que nous traitons. Ces mesures visent à assurer et maintenir l’intégrité et la confidentialité des données personnelles. Nous évaluons régulièrement ces mesures afin de garantir la sécurité du traitement.

Nous nous engageons à effacer vos données personnelles lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque votre consentement a été retiré et que nous n'avons aucun autre motif légal de les conserver. En décidant de la durée de conservation de vos données personnelles, nous nous conformons à nos obligations légales et répondons aux attentes des régulateurs.

Nous conserverons vos données personnelles conformément à notre politique de conservation des données qui définit les périodes de rétention des données requises ou permises par la loi applicable.

Nous utilisons Google Analytics, un service d'analyse d'audience de site web fourni par Google LLC ("Google"), pour suivre et surveiller votre utilisation de notre site web. En rapport avec l’utilisation de Google Analytics, nous utilisons des cookies afin de reconnaître les utilisateurs uniques en leur attribuant un identifiant de client généré aléatoirement. Il sert à observer et à calculer les données relatives aux visiteurs, à la session et aux campagnes pour le rapport d’analyse du site.

Nous pouvons également utiliser les rapports sur les performances démographiques et les centres d'intérêt de Google Analytics, une fonctionnalité de publicité de Google Analytics, pour nous aider à comprendre les données démographiques et les intérêts des utilisateurs de notre site web. Concernant l’utilisation de Google Analytics Advertising, notre site Web ainsi que des vendeurs tiers, y compris Google, utilisent ensemble des cookies de première partie (comme le cookie de Google Analytics) ou autres identifiants de première partie, et des cookies tiers (comme les cookies publicitaires de Google) ou autres identifiants tiers.

Pour en savoir plus sur la façon dont Google traite vos informations, veuillez consulter https://policies.google.com/technologies/partner-sites(un site web tiers s'ouvrira).

Si vous souhaitez empêcher la collecte et le traitement de vos données par Google Analytics, vous pouvez vous désabonner de Google Analytics en téléchargeant et en installant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/(un site web tiers s'ouvrira).
Brother ne contournera pas les fonctions de confidentialité (par exemple, l'option d'exclusion) qui font partie de Google Analytics.

Veuillez noter que la société Brother Industries Ltd. est basée au Japon et que vos informations personnelles sont donc envoyées, stockées et traitées au Japon, pays qui est considéré actuellement comme fournissant un niveau de protection adapté pour les informations personnelles dans le cadre de la loi européenne sur la protection des données. De plus, nous pouvons travailler avec des fournisseurs de services tiers lorsque vous stockons ou traitons vos informations personnelles. Vos informations personnelles peuvent ainsi être stockées dans le cloud par nos fournisseurs de services dans le cloud qui peuvent conserver vos informations personnelles dans des lieux extérieurs à l’Espace économique européen, ce qui ne garantit pas un niveau de protection adapté.

Nous avons mis en place des mesures de protection adaptées (telles que des engagements contractuels) conformément aux exigences légales applicables afin de garantir la protection correcte de vos données. Pour plus d’informations concernant ces mesures, veuillez nous contacter via les coordonnées ci-dessous.

Brother Industries, Ltd. est l’organe de commande responsable des données personnelles que nous collectons et traitons.

Si vous avez des questions ou préoccupations éventuelles concernant la façon dont vos données personnelles ont été utilisées, veuillez nous contacter à l’adresse e-mail communiquée ci-dessous. Veuillez noter que, selon la nature de votre question ou de votre demande, il pourra s’avérer nécessaire que nous nous assurions de votre identité avant de traiter celle-ci.

data.protection@brother.co.jp

Vous pouvez nous demander une copie électronique de la présente politique de confidentialité en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus. Nous pourrons être amenés à modifier ou mettre à jour de temps à autre cette politique de confidentialité. Vous pourrez voir la date à laquelle nous avons dernièrement modifié la politique de confidentialité, car elle comportera une date de révision. Les amendements et ajouts à la présente politique de confidentialité prennent effet à la date de leur publication. Veuillez consulter cette politique de confidentialité de temps à autre pour vérifier si nous avons apporté des modifications à la façon dont nous utilisons vos données personnelles.