Informativa generale sulla privacy di Brother Industries, Ltd.

1° NOVEMBRE 2022

La presente informativa sulla privacy descrive in che modo Brother Industries, Ltd., società costituita e con sede in Giappone all’indirizzo 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Giappone (‘Brother’, 'noi', oppure ‘nostro/a/i/e’) raccoglie e tratta le vostre Informazioni Personali (come definito di seguito) in che modo le vostre Informazioni Personali sono utilizzate e protette e quali sono i vostri diritti i merito alle vostre Informazioni Personali.

La presente informativa sulla privacy si riferisce a tutte le vostre Informazioni Personali da noi raccolte o trattate. Con Informazioni Personali si intende qualsiasi dato che possa essere utilizzato per identificare un individuo mediante i dati stessi o in combinazione con qualsiasi altro dato a cui possiamo ragionevolmente accedere ("Informazioni Personali").

Brother opera a livello globale, direttamente o tramite delle società sussidiarie ("società del Gruppo Brother"). Ciascuna delle nostre società del gruppo Brother ha la propria informativa sulla privacy. Nel caso vengano da noi raccolte Informazioni Personali tramite una delle società del gruppo Brother, tale raccolta, utilizzo ed elaborazione saranno soggetti ai termini dell'informativa sulla privacy della società del gruppo Brother pertinente.

Ai fini del GDPR e del Data Protection Act 2018, la filiale italiana di Brother International Europe, Ltd., società costituita e con sede in Inghilterra all'indirizzo Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Regno Unito ("BIE"), è la nostra società rappresentante nell'Unione Europea.

L’azienda potrebbe raccogliere Informazioni Personali sui di voi direttamente da voi o da da altre fonti quali aziende del Gruppo Brother come descritto di seguito nella presente informativa sulla privacy. Inoltre, potremmo essere obbligati dalle leggi o dai nostri obblighi contrattuali a raccogliere determinate informazioni che includono le informazioni personali dei clienti. Se non fornite le informazioni richieste, potremmo non essere in grado di adempiere ai nostri obblighi richiesti da leggi o contratti.

Le categorie di Informazioni Personali che raccogliamo direttamente da voi includono:

1. dettagli personali (per es. nome, data di nascita, professione);
2. contatti (per es. numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale o numero di telefono cellulare);
3. informazioni di pagamento e altre informazioni relative a qualsiasi transazione effettuata con noi;
4. se siete clienti, i numeri di serie dei vostri prodotti Brother (possiamo essere in grado di identificarvi attraverso il numero di serie dopo che avrete eseguito la registrazione dei prodotti Brother presso di noi o una qualsiasi delle società del gruppo Brother, o se avete creato un account sui nostri siti Web e/o vi siete abbonati a qualsiasi servizio di una qualsiasi delle società del gruppo Brother);
5. indirizzi IP e MAC (quando accedete al nostro sito web e ad altri servizi online).

1. Potremmo raccogliere le vostre Informazioni Personali da altre fonti legalmente consentite, inclusi elenchi aziendali, elenchi telefonici e/o informazioni sul credito fornite da società di credito. Tali Informazioni Personali includono quanto segue: dettagli personali (per es. nome, data di nascita, professione, informazioni sul credito);
2. contatti (per es. numero di telefono, indirizzo e-mail, indirizzo postale o numero di telefono cellulare);

Ci riserviamo il diritto di utilizzare le vostre Informazioni Personali per i seguenti scopi, o per gli scopi di cui vi informeremo o su cui fornite il consenso separatamente. Non utilizzeremo le vostre Informazioni Personali per scopi oltre l'ambito necessario per tali scopi a meno che non otteniamo il vostro consenso.

Se siete clienti, utilizziamo le vostre Informazioni Personali per:

1. garantire la correttezza e l'aggiornamento dei nostri registri;
2. adempiere agli obblighi legali ai quali siamo soggetti;
3. verificare e mantenere il controllo di qualità;
4. migliorare i nostri servizi e prodotti e condurre analisi di mercato, garantire il corretto funzionamento della logistica e verificare le scorte;
5. fornire servizio clienti, assistenza post-vendita e aggiornamenti del software;
6. spedire i prodotti;
7. richiamare i prodotti.

Se siete partner commerciali, utilizziamo le vostre Informazioni Personali per:

1. effettuare accertamenti prima di accettarvi come partner commerciali;
2. contattarvi per domande e richieste di informazioni sui servizi e prodotti da voi forniti;
3. garantire la correttezza e l'aggiornamento dei nostri registri qualora voi, i vostri dipendenti o i vostri appaltatori lavorino presso le nostre sedi;
4. pagare le fatture;
5. organizzare il vostro accesso al nostro ufficio o ad altra area su vostra richiesta nel caso in cui tale accesso sia consentito dai nostri contratti;
6. adempiere agli obblighi legali ai quali siamo soggetti.

Se siete azionisti, utilizziamo le vostre Informazioni Personali per:

1. adempiere agli obblighi legali ai quali siamo soggetti;
2. attuare misure per gli azionisti come i questionari;
3. gestire gli azionisti conformemente alle leggi.

Se siete candidati a un posto di lavoro, utilizziamo le vostre Informazioni Personali per:

1. fornirvi informazioni sulla selezione del personale e contattarvi;
2. svolgere il controllo operativo per le assunzioni;
3. rispondere alle vostre domande.

Se siete in fase di pensionamento, utilizziamo le vostre informazioni personali per:

1. gestire i dati che vi riguardano durante la permanenza al lavoro;
2. gestire la fase di pensionamento come le pratiche relative alla previdenza sociale;
3. rispondere alle vostre domande.

Il trattamento delle vostre Informazioni Personali da parte nostra deve fondarsi su una base legale. Nella maggior parte dei casi, la base legale sarà una delle seguenti:

1. adempiere ai nostri obblighi contrattuali nei vostri confronti. I nostri obblighi contrattuali verso i clienti includono la spedizione dei prodotti, la fornitura di servizio clienti e il servizio assistenza post-vendita. I nostri obblighi contrattuali verso i partner commerciali includono il corretto pagamento delle fatture e la garanzia di accesso alle nostre sedi, quando necessario;
2. adempiere ai nostri obblighi legali nei vostri confronti, per esempio, obblighi di salute e sicurezza quando vi trovate presso le nostre sedi, o nei confronti di una terza parte (per es. autorità fiscali); e
3. perseguire i nostri legittimi interessi. I nostri legittimi interessi in relazione ai clienti consistono, per esempio, nel mantenere il controllo di qualità e la logistica, effettuare analisi per lo sviluppo dei prodotti e le ricerche di mercato, verificare le scorte e garantire la correttezza e l'aggiornamento dei nostri registri. I nostri legittimi interessi in relazione ai partner commerciali consistono, per esempio, nell'assicurarci che i servizi forniti da questi ultimi siano adeguati alle nostre esigenze e funzionino correttamente con i nostri sistemi, che eventuali reclami e perplessità siano prontamente comunicati e che i nostri registri siano corretti e aggiornati.

Godete di determinati diritti in merito alle vostre Informazioni Personali ai sensi della normativa locale Questi includono il diritto di:

• accedere alle vostre Informazioni Personali;
• correggere le vostre informazioni in nostro possesso;
• eliminare le vostre Informazioni Personali;
• limitare l’utilizzo delle vostre Informazioni Personali da parte nostra;
• rifiutare l’utilizzo delle vostre Informazioni Personali; da parte nostra;
• ricevere le vostre Informazioni Personali in un formato elettronico utilizzabile e trasmetterle a una terza parte (diritto alla portabilità dei dati); e
• presentare un reclamo all'autorità locale per la protezione dei dati.

Vi esortiamo a contattarci per aggiornare o correggere le vostre Informazioni Personali in caso di variazioni o se le Informazioni Personali in nostro possesso dovessero essere inesatte.

Con ogni probabilità, avremo bisogno di informazioni supplementari al fine di adempiere alle vostre richiese.

Se desiderate discutere o esercitare tali diritti, vi preghiamo di contattarci ai recapiti riportarti di seguito.

In base alle vostre Informazioni Personali possiamo assumere decisioni automatiche che vi riguardano nelle seguenti circostanze:

• Se siete clienti, per selezionare e personalizzare offerte, sconti e consigli da inviarvi in base alla vostra cronologia acquisti, alla cronologia di navigazione e/o all'utilizzo dei prodotti Brother;
• Ai sensi delle locali disposizioni e limitazioni legali, potete contattarci per rifiutare il ricorso alle decisioni automatiche da parte nostra.

Qualora adottassimo decisioni automatiche che comportano un'attività di profiling basata sulle vostre Informazioni Personali per fornirvi il nostro servizio, vi comunicheremo separatamente le informazioni relative ai motivi e alle conseguenze di tali decisioni automatiche e chiederemo il vostro consenso.

Possiamo condividere le vostre Informazioni Personali con terze parti nelle seguenti circostanze:

• Provider di servizi cloud. Collaboriamo con provider di servizi cloud come Microsoft e Amazon per archiviare le vostre Informazioni Personali su cloud.
• Provider di servizi commerciali. Ci rivolgiamo a provider di servizi commerciali per l'invio di newsletter, e-mail di marketing, e-mail di assistenza e servizi di messaggistica, per fornire servizi di analisi dei dati e per effettuare pagamenti sicuri ed evadere gli ordini.
• Le società del Gruppo Brother appartengono a Brother Industries, Ltd., pertanto collaboriamo strettamente con altre aziende e società che appartengono alla famiglia del Gruppo Brother. Possiamo condividere alcune informazioni sui numeri di serie dei nostri prodotti che i clienti utilizzano, la cronologia di acquisto e navigazione e le domande e perplessità dei clienti con Brother Industries Ltd. e altre società del Gruppo Brother per analisi di marketing, rendicontazione interna e risposta alle domande e alle perplessità dei clienti.
• Forze dell'ordine, tribunali, enti normativi ed enti governativi. Possiamo condividere alcune Informazioni Personali con queste terze parti qualora lo riteniamo necessario all'adempimento di obblighi legali o normativi o per tutelare altrimenti i nostri diritti e i diritti di eventuali terze parti.
• Acquirenti di asset. Possiamo condividere le vostre Informazioni Personali con eventuali terze parti che acquistino, o alle quali trasferiamo, la totalità o una parte sostanziale dei nostri asset e delle nostre attività. Dovesse tale vendita o trasferimento verificarsi, faremo quanto ragionevolmente possibile per garantire che l'entità alla quale trasferiamo le vostre Informazioni Personali le utilizzi in modo coerente con la presente informativa sulla privacy.

Adottiamo misure tecniche e organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato ai rischi per le Informazioni Personali da noi trattate. Queste misure sono intese ad assicurare la costante integrità e riservatezza delle Informazioni Personali. Sottoponiamo le misure a valutazione periodica per garantire la sicurezza del trattamento.

Cancelleremo le vostre Informazioni Personali quando non sono più necessarie in relazione alle finalità per le quali sono state raccolte o quando il vostro consenso viene revocato e non abbiamo altro fondamento giuridico per conservarle. Quando decidiamo per quanto tempo conservare le vostre Informazioni Personali, rispettiamo i nostri obblighi legali e soddisfiamo i requisiti delle autorità di regolamentazione.

Conserveremo le vostre Informazioni Personali conformemente alla nostra politica di conservazione dei dati, la quale definisce i periodi di conservazione richiesti o consentiti dalla normativa vigente.

L'azienda utilizza Google Analytics, un servizio di analisi web fornito da Google LLC ("Google"), al fine di seguire e monitorare l'uso del proprio sito web da parte degli utenti. In relazione all'uso di Google Analytics, utilizziamo i cookie per distinguere utenti unici assegnando loro un ID cliente generato in modo casuale. Tale identificativo viene utilizzato per monitorare e calcolare i dati relativi a visitatori, sessioni e campagne per la creazione dei report analitici del sito.

L'azienda potrebbe attivare inoltre i rapporti Dati demografici e Interessi, una funzione pubblicitaria di Google Analytics che consente di comprendere meglio i dati demografici e gli interessi degli utenti che visitano il sito web aziendale. In relazione all'uso delle funzioni pubblicitarie di Google Analytics, il nostro sito web e fornitori terzi, tra cui Google, utilizzano cookie di prima parte (come il cookie di Google Analytics) o altri identificativi di prima parte, e cookie di terze parti (come i cookie pubblicitari di Google) o altri identificativi di terze parti congiuntamente.

Per maggiori informazioni su come Google tratta i dati personali, è possibile visitare il sito https://policies.google.com/technologies/partner-sites (si aprirà un sito Web di terze parti).

Per impedire la raccolta e l'elaborazione dei dati personali da parte di Google Analytics, è possibile disattivare Google Analytics. A tale scopo, è necessario scaricare e installare il componente aggiuntivo per la disattivazione di Google Analytics https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ (si aprirà un sito Web di terze parti).
Brother non elude le funzionalità relative alla privacy (ad es. opt-out) che fanno parte di Google Analytics.

Si prega di notare che Brother Industries Ltd. ha sede in Giappone e, quindi, le Informazioni Personali di clienti e business partner verranno presentate, memorizzate e trattate in Giappone, che si ritiene possa attualmente garantire un adeguato livello di protezione per le Informazioni Personali in base alle leggi di protezione dei dati dell'Unione Europea. Inoltre, l'azienda può lavorare con fornitori di servizi terzi per la memorizzazione o il trattamento delle Informazioni Personali, e, ad esempio, può memorizzare tali Informazioni Personali nel cloud tramite fornitori di servizi cloud che potrebbero conservare le Informazioni Personali in luoghi esterni all'Area Economica Europea, che non forniscono un adeguato livello di protezione.

L'azienda ha introdotto misure di sicurezza adeguate (quali gli impegni contrattuali) in conformità con i requisiti legali applicabili per garantire che i dati siano adeguatamente protetti. Per ulteriori informazioni sulle misure di sicurezza adeguate in essere, contattare l'azienda in base alle informazioni fornite sotto.

Brother Industries, Ltd. è il titolare del trattamento responsabile delle Informazioni Personali che raccogliamo e trattiamo.

In caso di domande o perplessità sulle modalità di utilizzo delle vostre Informazioni Personali, vi preghiamo di contattarci all'indirizzo e-mail riportato di seguito. In base alla natura della vostra richiesta o domanda, potremmo dover confermare la vostra identità prima di procedere all'elaborazione.

data.protection@brother.co.jp

Potete richiedere una copia digitale della presente Informativa sulla Privacy tramite i recapiti indicati sopra. Brother ha facoltà di modificare o aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy. Sarete in grado di constatare quando è avvenuto l'ultimo aggiornamento dell’Informativa sulla privacy, poiché indicheremo una data di revisione. Le modifiche e le integrazioni alla presente Informativa sulla privacy saranno effettive dalla data di pubblicazione. Vi preghiamo di consultare l’informativa sulla privacy periodicamente per verificare se sono presenti modifiche alle nostre modalità di utilizzo delle vostre Informazioni Personali.