Algemeen Privacybeleid van Brother Industries, Ltd.

1 november 2022

In dit privacybeleid staat beschreven hoe Brother Industries, Ltd., een bedrijf geregistreerd en gevestigd in Japan, met als adres 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japan, ('Brother', 'wij', 'ons' of 'onze'), uw persoonlijke gegevens (definitie staat hieronder) verzamelt en verwerkt, hoe wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en beschermen en wat uw rechten zijn in relatie tot uw persoonlijke gegevens.

Dit privacybeleid is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die we over u verzamelen of verwerken. Persoonlijke gegevens zijn alle gegevens die kunnen worden gebruikt om een persoon te identificeren aan de hand van de gegevens zelf of in combinatie met andere gegevens waartoe we redelijkerwijs toegang hebben ('persoonlijke gegevens').

Wij zijn wereldwijd actief, zowel rechtstreeks als via onze dochterondernemingen ("bedrijven die deel uitmaken van Brother Group"). Elk van onze bedrijven die deel uitmaken van Brother Group heeft zijn eigen privacybeleid. In het geval dat we uw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken via een van onze bedrijven die deel uitmaken van Brother Group, zijn dergelijke verzamelingen, gebruik en verwerkingen onderworpen aan de voorwaarden van het privacybeleid van de relevante bedrijven.

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Wet Bescherming Persoonsgegevens 2018, de Italiaanse nevenvestiging van Brother International Europe, Ltd., een bedrijf geregistreerd en gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, met als adres Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, VK ("BIE"), is onze vertegenwoordiger in de Europese Unie.

We kunnen persoonlijke gegevens over u rechtstreeks van u verzamelen of van andere bronnen, zoals Brother Group-bedrijven, zoals hieronder beschreven in dit privacybeleid. Bovendien kunnen we wettelijk verplicht zijn of door onze contractuele verplichtingen om bepaalde informatie te verzamelen, waaronder uw persoonlijke gegevens. Als u dergelijke vereiste informatie niet verstrekt, kunnen we mogelijk niet voldoen aan onze verplichtingen die zijn vereist door wetten of contracten.

De categorieën persoonlijke gegevens die wij rechtstreeks van u ontvangen zijn onder meer:

1. persoonlijke gegevens (bijv. naam, geboortedatum, functie);
2. contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mailadres, postadres of nummer mobiele telefoon);
3. betalingsgegevens en andere informatie met betrekking tot elke transactie die u bij ons aangaat;
4. serienummers van producten van Brother indien u klant bent (wij kunnen u mogelijk identificeren aan de hand van uw serienummer als u uw Brother-producten bij ons heeft geregistreerd of een van onze Brother Group-bedrijven, of als u een account hebt aangemaakt op onze websites en/of geabonneerd bent op diensten van een van onze Brother Group-bedrijven);
5. IP-adressen en MAC-adressen (als u onze websites en andere online services bezoekt).

1. We kunnen uw persoonlijke informatie verzamelen uit andere bronnen die wettelijk zijn toegestaan, inclusief via bedrijfsgidsen, telefoongidsen en/of kredietinformatie die wordt verstrekt door kredietmaatschappijen. Dergelijke persoonlijke gegevens omvat het volgende: persoonlijke gegevens (bijv. naam, geboortedatum, functie, kredietinformatie);
2. contactgegevens (bijv. telefoonnummer, e-mailadres, postadres of nummer mobiele telefoon);

We behouden ons het recht voor om uw persoonlijke informatie te gebruiken voor de volgende doeleinden, of de doeleinden die we u melden of waarmee u afzonderlijk akkoord gaat. We zullen uw persoonlijke gegevens niet gebruiken voor andere doeleinden dan nodig is voor dergelijke doeleinden, tenzij we uw toestemming hebben verkregen.

Als u klant bij ons bent, gebruiken wij uw persoonlijke gegevens om:

1. ervoor te zorgen dat onze records accuraat zijn en up-to-date;
2. de juridische verplichtingen na te leven waaraan wij zijn onderworpen;
3. de kwaliteitsbewaking te controleren en op peil te houden;
4. onze producten en diensten te verbeteren, marktanalyses uit te voeren, te zorgen voor een correcte werking van onze logistiek en om de voorraden bij te houden;
5. een goede klantenservice, aftersales-support en software-updates te kunnen leveren;
6. de producten naar u te verzenden;
7. producten op te halen.

Als u zakenpartner van ons bent, gebruiken wij uw persoonlijke gegevens om:

1. antecedentenonderzoeken uit te voeren voordat wij met u als zakenpartner in zee gaan;
2. contact met u op te nemen voor vragen of andere informatie met betrekking tot de service en producten die u levert.
3. ervoor te zorgen dat onze records accuraat zijn en up-to-date als u of u uw medewerkers of contractanten werkzaam zijn op een van onze vestigingen;
4. facturen te betalen;
5. uw toegang tot ons kantoor of een ander gebied op uw verzoek regelen in het geval dat dergelijke toegang is toegestaan op grond van onze contracten;
6. de juridische verplichtingen na te leven waaraan wij zijn onderworpen.

Als u aandeelhouder bent, gebruiken we uw persoonlijke gegevens om:

1. voldoen aan wettelijke verplichtingen waaraan wij zijn onderworpen;
2. maatregelen nemen voor aandeelhouders zoals vragenlijsten;
3. aandeelhoudersbeheer voeren op basis van wetten.

Als u een sollicitant bent, gebruiken we uw persoonlijke gegevens om:

1. u informatie te verstrekken over werving en met u contact op te nemen;
2. operationele controle uit te voeren van voor werving;
3. op uw vraag te reageren.

Als u een gepensioneerde bent, gebruiken we uw persoonlijke gegevens om:

1. gegevens over u tijdens uw ambtsperiode te beheren;
2. het beheer van gepensioneerden uit te voeren, zoals het werk met betrekking tot sociale verzekeringen;
3. op uw vraag te reageren.

Wij moeten beschikken over een juridische basis om uw persoonlijke gegevens te kunnen verwerken. In de meeste gevallen is de juridische basis een van de volgende:

1. het nakomen van onze contactuele verplichtingen jegens u. Als u klant bent, zijn onze contactuele verplichtingen jegens u onder meer het verzenden van producten, het verschaffen van klantenservice en aftersales-support. Als u zakenpartner bent, zijn onze contactuele verplichtingen jegens u onder meer het op de juiste wijze betalen van facturen en zorgen dat u toegang hebt tot onze vestigingen wanneer dat nodig is;
2. het nakomen van onze juridische verplichtingen jegens u, bijvoorbeeld verplichtingen op het gebied van gezondheid en veiligheid, of jegens een derde partij (bijv. de belastingdienst); en
3. ter vervulling van onze rechtmatige belangen. Als u klant bent, zijn onze rechtmatige belangen onder meer het op peil houden van de kwaliteitscontrole en logistiek, het uitvoeren van analyses voor productontwikkeling en marktonderzoek, het bijhouden van de voorraden en ervoor zorgen dat onze records accuraat zijn en up-to-date. Als u zakenpartner bent, zijn onze rechtmatige belangen onder meer ervoor zorgen dat de services die u verleent, aansluiten bij onze behoeften, dat uw services correct functioneren binnen onze systemen, dat eventuele klachten of vragen direct aan u kunnen worden doorgegeven en dat onze records accuraat zijn en up-to-date.

U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. Deze zijn onderhevig aan lokale wetgeving. U hebt onder meer recht op:

• toegang tot uw persoonlijke gegevens;
• het corrigeren van de gegevens die wij over u bezitten;
• het verwijderen van uw persoonlijke gegevens;
• het beperken van het gebruik van uw persoonlijke gegevens door ons;
• bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonlijke gegevens door ons;
• het ontvangen van uw persoonlijke gegevens in een bruikbare elektronische indeling en het doorsturen van uw gegevens naar een derde partij (recht op gegevensportabiliteit); en
• het indienen van een klacht bij uw plaatselijke autoriteit voor gegevensbescherming.

Wij verzoeken u contact met ons op te nemen om uw gegevens bij te werken of te corrigeren als deze veranderen of als de persoonlijke gegevens die wij van u hebben niet juist zijn.

Om uw verzoek in te willigen is het mogelijk dat wij aanvullende gegevens van u vragen.

Als u deze rechten met ons wilt bespreken of er een beroep op wilt doen, neem dan contact met ons op. De contactgegevens vindt u onder aan de pagina.

Wij nemen geautomatiseerde besluiten over u op basis van uw persoonlijke gegevens en dat gebeurt in de volgende gevallen:

• Als u klant bent en persoonlijke aanbiedingen selecteert, sturen wij u kortingen en aanbevelingen op basis van uw koopgeschiedenis, browsegeschiedenis en/of gebruik van producten van Brother.
• Met inachtneming van lokale wettelijke vereisten en beperkingen kunt u contact met ons opnemen om bezwaar te maken tegen het gebruik van geautomatiseerde besluiten door ons.

Als wij gebruikmaken van geautomatiseerde besluiten voor een profielbepaling gebaseerd op uw persoonlijke gegevens bij het verlenen van onze services, verschaffen wij u afzonderlijk informatie over de gebruikte logica en de eventuele gevolgen, en vragen wij u om uw toestemming.

In de volgende gevallen kunnen wij uw persoonlijke gegevens delen met derden:

• Aanbieders van cloudservices. Wij werken samen met aanbieders van cloudservices, zoals Microsoft en Amazon, om uw persoonlijke gegevens in de cloud te kunnen opslaan.
• Aanbieders van zakelijke dienstverlening. Wij werken samen met aanbieders van zakelijke dienstverlening om nieuwsbrieven, ondersteunings-e-mails en andere berichten te versturen, data-analyses te verkrijgen, veilige betaaloplossingen aan te bieden en bestellingen af te handelen.
• Bedrijven die deel uitmaken van Brother Group zijn eigendom van Brother Industries, Ltd. en daarom werken we nauw samen met bedrijven die deel uitmaken van de Brother Group-familie. We kunnen gegevens uitwisselen over de serienummers van onze producten die klanten gebruiken, de koop- en browsegeschiedenis en de vragen en opmerkingen van klanten met betrekking tot Brother Industries, Ltd. en andere bedrijven binnen Brother Group voor marketinganalyse, verbeteren van onze producten en diensten, interne rapportages en antwoorden op de vragen en opmerkingen van klanten.
• Wetshandhavingsinstanties, rechtbanken, regelgevingsinstanties, overheidsinstanties. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens uitwisselen met deze partijen als wij van mening zijn dat dat noodzakelijk is om te voldoen aan een juridische of wettelijke verplichting of om onze rechten of die van een derde partij te beschermen.
• Verkoop van activa. Wij kunnen uw persoonlijke gegevens uitwisselen met een derde partij die al onze activa en bedrijfsonderdelen, of een aanzienlijk deel daarvan, overneemt of waaraan we deze overdragen. Als een dergelijke verkoop of overdracht plaatsvindt, zullen wij alle redelijke inspanningen leveren om ervoor te zorgen dat de instantie waaraan wij uw persoonlijke gegevens overdragen, deze gebruikt overeenkomstig dit privacybeleid.

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen in acht om een beveiligingsniveau te realiseren dat passend is bij het risico dat het verwerken van persoonlijke gegevens met zich meebrengt. Deze maatregelen zijn erop gericht de integriteit en geheimhouding van persoonlijke gegevens blijvend te bewaken. Wij evalueren deze maatregelen regelmatig om de veiligheid van de verwerking van de gegevens te waarborgen.

We zullen uw persoonlijke gegevens wissen wanneer deze niet langer nodig zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of wanneer uw toestemming wordt ingetrokken en we geen andere rechtsgrond hebben om deze te bewaren. Wanneer we beslissen hoe lang we uw persoonlijke informatie moeten bewaren, voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen en voldoen we aan de verwachtingen van regelgevers.

Wij bewaren uw persoonlijke gegevens in overeenstemming met ons beleid met betrekking tot gegevensbewaring. Hierin zijn de vereiste of toegestane perioden voor gegevensbewaring vastgelegd.

Wij gebruiken Google Analytics, een door Google LLC (“Google”) aangeboden service voor webanalyse, om bij te houden hoe u onze website gebruikt. In verband met het gebruik van Google Analytics gebruiken wij cookies om unieke gebruikers te kunnen onderscheiden door toewijzing van een willekeurig gegenereerde client-id. Deze wordt gebruikt om bezoekers-, sessie- en campagnegegevens te monitoren en te berekenen voor het siteanalyserapport.

Wij kunnen ook rapporten van Google voor demografische en interessegegevens implementeren (deze maken deel uit van de advertentiefuncties van Google Analytics), om inzicht te krijgen in de demografische gegevens en interesses van de gebruikers van onze website. In verband met het gebruik van de advertentiefuncties van Google Analytics gebruiken onze website en andere aanbieders, waaronder Google, zowel eigen cookies (zoals de Google Analytics-cookie) of andere eigen identificatiemiddelen als cookies van derden (zoals Google-advertentiecookies) of andere identificatiemiddelen van derden samen.

Raadpleeg https://policies.google.com/technologies/partner-sites voor meer informatie over hoe Google omgaat met uw gegevens (er wordt een website van een derde partij geopend).

Wilt u niet dat uw gegevens worden verzameld en verwerkt door Google Analytics, dan kunt u zich afmelden bij Google Analytics door de Google Analytics Opt-out Browser Add-on https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/ te downloaden en te installeren (er wordt een website van een derde partij geopend).
Brother zal geen privacyfuncties (bijvoorbeeld een opt-out) die deel uitmaken van Google Analytics omzeilen.

Brother Industries Ltd. is gevestigd in Japan en daarom worden uw persoonlijke gegevens verzonden naar Japan en daar opgeslagen en verwerkt. Het niveau van bescherming van persoonlijke gegevens in Japan wordt momenteel als voldoende hoog beschouwd zoals de wet inzake gegevensbescherming van de Europese Unie voorschrijft. Daarnaast kunnen we gebruikmaken van services van derden voor het opslaan en verwerken van persoonlijke gegevens. Uw persoonlijke gegevens kunnen bijvoorbeeld in de cloud worden opgeslagen door onze aanbieders van cloudservices en het is mogelijk dat zij uw gegevens bewaren op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte en dat kan gevolgen hebben voor de bescherming van de gegevens.

Wij hanteren passende veiligheidsmaatregelen (zoals contractuele verplichtingen) conform de toepasselijke juridische vereisten om ervoor te zorgen dat uw gegevens op adequate wijze worden beveiligd. Neem voor meer informatie over passende veiligheidsmaatregelen contact met ons op. De contactgegevens vindt u onder aan de pagina.

Brother Industries, Ltd. is verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens die wij verzamelen en verwerken.

Als u vragen of opmerkingen hebt over de manier waarop uw persoonlijke gegevens worden gebruikt, neem dan contact met ons op via onderstaand e-mailadres. Houd er rekening mee dat wij, afhankelijk van de aard van uw verzoek, wellicht uw identiteit moeten verifiëren voordat wij uw verzoek in behandeling kunnen nemen.

data.protection@brother.co.jp

U kunt een digitaal exemplaar van deze privacybeleid aanvragen. Gebruik daarvoor bovenstaande contactgegevens. Wij kunnen van tijd tot tijd wijzigingen aanbrengen in deze privacybeleid. Aan de datum van de herziening kunt u zien wanneer de privacybeleid voor het laatst is bijgewerkt. Wijzigingen in en toevoegingen aan deze privacybeleid zijn van toepassing vanaf de datum waarop deze zijn gepubliceerd. Raadpleeg dit privacybeleid van tijd tot tijd om te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht met betrekking tot de wijze waarop wij omgaan met uw persoonlijke gegevens.