Generelle retningslinjer for personvern til Brother Industries, Ltd.

den 1. NOVEMBER 2022

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Brother Industries, Ltd., en bedrift innlemmet og lokalisert i Japan med adresse 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japan ('Brother', 'vi', 'oss' ' eller 'vår') samler inn og behandler personopplysninger (som definert nedenfor) om deg, hvordan vi bruker og beskytter disse personopplysningene dine, og dine rettigheter i forhold til dine personlige opplysninger.

Denne personvernerklæringen gjelder for alle personlige opplysninger som vi samler inn eller behandler om deg. Personopplysninger er alle data som kan brukes til å identifisere en person ved hjelp av dataene i seg selv eller i kombinasjon med andre data som vi med rimelighet kan få tilgang til ("Personopplysningene").

Vær oppmerksom på at vi opererer globalt, enten direkte eller via datterforetakene våre ("Brother-gruppens bedrifter"). Hvert av våre Brother-gruppens bedrifter har sine egne retningslinjer for personvern. I tilfelle vi samler inn og behandler din personlige informasjon gjennom noen av våre Brother-gruppens bedrifter, vil slik innsamling, bruk og behandling være underlagt vilkårene i personvernreglene til det relevante Brother-gruppens bedrifter.

For formålene med den generelle databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven 2018, Brother International Europe, Ltd., et selskap som er registrert og befinner seg i Storbritannia med adresse Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Storbritannia ("BIE"), er vår representant i EU.

Vi kan henter inn personopplysningene dine direkte fra deg eller fra andre kilder som selskaper som hører til Brother-gruppen beskrevet nedenfor i denne personvernerklæringen. I tillegg kan vi bli pålagt av lover eller av våre kontraktsmessige forpliktelser å samle inn visse opplysninger som inkluderer personopplysninege dine. Hvis du unnlater å oppgi slik nødvendig opplysninger, kan det hende vi ikke kan oppfylle våre forpliktelser som kreves av lover eller kontrakter.

Personopplysningskategoriene vi kan samle in fra deg inkludere:

1. personopplysninger (f.eks. navn, fødselsdato, jobbtittel)
2. kontaktdetaljer (f.eks. telefonnummer, e-postadresse, postadresse eller mobilnummer)
3. betalingsdetaljer og annen opplysninger relatert til enhver transaksjon du utfører med oss;
4. hvis du er kunde, serienumrene til Brother-produktene dine (vi kan kanskje identifisere deg én gang gjennom serienummeret ditt hvis du har registrert Brother-produktene hos oss eller noen av våre Brother-selskaper, eller hvis du har opprettet en konto på våre nettsider og/eller abonnert på tjenester fra noen av Brother-gruppens bedrifter);
5. IP-adresser og MAC-identifikatorer (når du bruker nettstedene våre eller andre tjenester på nettet).

1. Vi kan samle inn din personlige informasjon fra andre kilder som er lovlig tillatt, inkludert gjennom firmakataloger, telefonkataloger og/eller kredittinformasjon gitt av kredittselskaper. Slik personlig informasjon inkluderer følgende;personopplysninger (f.eks. navn, fødselsdato, jobbtittel, kredittinformasjon)
2. kontaktdetaljer (f.eks. telefonnummer, e-postadresse, postadresse eller mobilnummer)

Vi forbeholder oss retten til å bruke personopplysningene dine til følgende formål, eller formålene vi varsler deg om, eller du samtykker separat. Vi vil ikke bruke personopplysningene dine til noen formål utover omfanget som er nødvendig for slike formål med mindre vi innhenter ditt samtykke.

Hvis du er en kunde, bruker vi personopplysningene dine til å:

1. sikre at registrene våre er nøyaktige og oppdatert
2. overholde juridiske plikter vi er underlagt
3. sjekke og opprettholde kvalitetskontroll
4. utføre forbedringer av våre produkter og tjenester og markedsanalyser, sikre riktig funksjon av logistikk og sjekk av lagre;
5. legere kundeservice, støtte etter salg og programvareoppdateringer
6. levere produkter til deg
7. tilbakekalle produkter

Hvis du er en forretningspartner, bruker vi personopplysningene dine til å:

1. utføre bakgrunnsjekk før vi engasjerer deg som en forretningspartner
2. kontakte deg med spørsmål og for å få annen informasjon angående tjenestene og produktene du leverer
3. sikre at registrene våre er nøyaktige og oppdatert når du eller dine ansatte eller leverandører jobber på anleggene våre
4. betale fakturaer
5. ordne din tilgang til vårt kontor eller annet område på din forespørsel i tilfelle slik tilgang er tillatt i henhold til våre kontrakter;
6. overholde juridiske plikter vi er underlagt

Hvis du er aksjonær, bruker vi personopplysningene dine til å:

1. overholde juridiske forpliktelser som vi er underlagt;
2. implementere tiltak for aksjonærer som spørreskjemaer;
3. utføre aksjonærstyring basert på lover.

Hvis du er en arbeidssøker, bruker vi personopplysningene dine til å:

1. gi deg opplysninger om rekruttering og kontakte deg;
2. utføre operativ kontroll for rekruttering;
3. svare på henvendelsen din

Hvis du er pensjonist, bruker vi personopplysningene dine til å:

1. administrere registreringer om deg mens du fortsetter å arbeide på kontoret;
2. utføre forvaltning av pensjonister som, for eksempel, arbeidet knyttet til trygd
3. svare på henvendelsen din

Vi må ha et rettslig grunnlag for å behandle personopplysningene dine. I de fleste tilfellene er det rettslige grunnlaget et av følgende:

1. For å oppfylle kontraktsmessige forpliktelser ovenfor deg. Hvis du er en kunde, inkluderer de kontraktsmessige forpliktelsene våre ovenfor deg å sende produkter, gi kundeservice, og støtte etter salg. Hvis du er en forretningspartner, inkluderer de kontraktsmessige forpliktelsene våre ovenfor deg å betale fakturaer på riktig måte og å sikre at du har tilgang til lokalitetene våre når det er nødvendig.
2. For å overholde våre juridiske forpliktelser ovenfor deg, for eksempel forpliktelser for helse og sikkerhet mens du er i lokalitetene våre, eller en tredjepart (f.eks. skattemyndigheter).
3. For å dekke våre legitime interesser. Hvis du er en kunde, er de legitime interessene våre for eksempel å opprettholde kvalitetskontroll og logistikk, utføre analyser for produktutvikling og markedsforskning, sjekke lagre og sikre at registrene våre er oppdaterte og nøyaktige. Hvis du er en forretningspartner, er de legitime interessene våre for eksempel å sikre at tjenestene du leverer er passende for behovene våre, at tjenestene dine fungerer på riktig måte i systemene våre, at alle klager eller bekymringer kan tas opp raskt med deg og at registrene våre er oppdaterte og nøyaktige.

Du har visse rettigheter for personopplysningene dine, som er underlagt lokal lovgivning. Dette inkluderer de følgende rettighetene til å:

• få tilgang til personopplysningene dine
• rette informasjonen vi har om deg
• slette personopplysningene dine
• begrense bruken vår av personopplysningene dine
• innvende mot bruken vår av personopplysningene dine
• motta personopplysningene dine i et brukbart elektronisk format og overføre dem til en tredjepart (rett til dataportabilitet)
• registrere en klage med de lokale myndighetene for databeskyttelse

Vi oppfordrer deg til å kontakte oss for å oppdatere eller rette informasjonen din hvis den endres eller hvis personopplysningene vi har om deg, er unøyaktige.

Vær oppmerksom på at vi sannsynligvis trenger ytterligere informasjon fra deg for å oppfylle forespørslene dine.

Kontakt oss ved å bruke detaljene nedenfor hvis du vil diskutere eller utøve slike rettigheter.

Vi kan også ta automatiske avgjørelser om deg basert på personopplysningene dine under følgende omstendigheter:

• Hvis du er en kunde, for å velge tilpassede tilbud, rabatter eller anbefalinger vi kan sende deg, basert på kjøpshistorikken din, nettlesingsloggen din og/eller bruk av Brother-produkter.
• Underlagt lokale juridiske krav og begrensninger kan du kontakte oss for å innvende mot bruken vår av automatisert beslutningstaking.

Når vi bruker automatisert beslutningstaking som involverer profilering basert på personopplysningene dine, når vi leverer tjenesten vår, gir vi deg atskilt informasjon om logikken som brukes, og eventuell effekt av den automatiske avgjørelsen og ber om samtykke.

Vi kan dele personopplysningene dine med tredjeparter under følgende omstendigheter:

• Tilbydere av skytjenester. Vi samarbeider med tilbydere av skytjenester, for eksempel Microsoft og Amazon, for å lagre personopplysningene dine i nettskyen.
• Tilbydere av forretningstjenester. Vi engasjerer tilbydere av forretningstjenester for å sende nyhetsbrev og markedsførings-e-poster, brukerstøtte-e-poster og meldingstjenester for brukerstøtte, levere dataanalysetjenester og for å behandle sikre bestillinger og oppfylle bestillinger.
• Brother-gruppens bedrifter eies av Brother Industries, Ltd., så vi jobber tett med andre selskaper og bedrifter som er en del av Brother-gruppens familie. Vi kan dele viss informasjon om serienumre på produktene våre som kunder bruker, kjøps- og nettlesingshistorikk, og kunders spørsmål eller bekymringer med Brother Industries, Ltd og andre Brother-selskaper for markedsanalyse, forbedring av våre produkter og tjenester, intern rapportering, og svar på kundenes spørsmål eller bekymringer.
• Politimyndigheter, domsstoler, tilsynspersoner, myndighetene. Vi kan dele personopplysningene dine med disse partene når vi mener at det er nødvendig for å overholde juridiske eller pålagte forpliktelser eller på annen måte beskytte rettighetene våre eller rettighetene til en tredjepart.
• Kjøpere av aktiva. Vi kan dele personopplysningene dine med tredjeparter som kjøper, eller som får overført fra oss, alle eller hovedsakelig alle aktivaene våre og bedriften vår. Hvis et slikt salg eller en slik overføring finner sted, treffer vi rimelige tiltak for å prøve å sikre at instansen som mottar personopplysningene dine, bruker dem på en måte som er i henhold til denne personvernerklæringen.

Vi implementerer tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å sikre et sikkerhetsnivå som er passende for risikoen til personopplysningene vi behandler. Disse tiltakene har som mål å sikre den løpende integriteten og konfidensialiteten til personopplysninger. Vi evaluerer disse tiltakene regelmessig for å sikre sikkerheten til behandlingen.

Vi vil slette din personlige informasjon når den ikke lenger er nødvendig i forhold til formålene den er samlet inn for eller når samtykket ditt trekkes tilbake og vi ikke har noen annen juridisk grunn til å beholde den. Når vi bestemmer hvor lenge vi skal beholde personopplysningene dine, overholder vi våre juridiske forpliktelser og oppfyller regulatorenes forventninger.

Vi beholder personopplysningene dine i henhold til retningslinjene våre for dataoppbevaring, som forklarer perioder for dataoppbevaring som kreves eller tillates ifølge gjeldende lovgivning.

Vi bruker Google Analytics, en nettanalysetjeneste fra Google LLC («Google») for å spore og overvåke hvordan du bruker nettstedet vårt. I forbindelse med bruken av Google Analytics bruker vi informasjonskapsler til å identifisere unike brukere ved å tildele en tilfeldig generert klient-ID. Den brukes til å overvåke og beregne data om besøkere, økter og kampanjer for nettstedets analyserapport.

Vi kan også komme til å implementere Google Analytics Demographics and Interest Reporting, en funksjon i Google Analytics Advertising, for å forstå demografien og interessene til brukerne av nettstedet vårt bedre. I forbindelse med bruken av Google Analytics Advertising bruker nettstedet vårt og tredjepartsleverandører, inkludert Google, førsteparts informasjonskapsler (som Google Analytics-informasjonskapselen) eller andre førstepartsidentifikatorer og tredjeparts informasjonskapsler (som Googles informasjonskapsler for reklame), eller andre tredjepartsidentifikatorer sammen.

Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan Google håndterer opplysningene dine, kan du se her: https://policies.google.com/technologies/partner-sites. (et tredjepartsnettsted åpnes).

Hvis du ikke vil at opplysningene dine skal bli hentet inn og behandlet av Google Analytics, kan du velge bort Google Analytics ved å laste ned og installere gjeldende tilleggsprogram: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/. (et tredjepartsnettsted åpnes).
Brother skal ikke omgå noen personvernfunksjoner (f.eks. en opt-out) som er en del av Google Analytics.

Brother Industries Ltd. ligger i Japan, og derfor blir personopplysningene dine sendt til, lagret i og behandlet i Japan, som for tiden anses å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger i henhold til EUs databeskyttelseslover. I tillegg kan vi komme til å samarbeide med tredjeparts tjenesteleverandører ved lagring eller behandling av personopplysningene dine. For eksempel kan nettskyleverandørene våre komme til å lagre personopplysningene dine i nettskyen og oppbevare dem på steder utenfor EØS som ikke gir et tilstrekkelig beskyttelsesnivå.

Vi har iverksatt passende sikkerhetstiltak (for eksempel kontraktfestede forpliktelser) i henhold til gjeldende juridiske krav for å sikre at dataene dine beskyttes i tilstrekkelig grad. For å få mer informasjon om de tilstrekkelige sikkerhetstiltakene som er iverksatt, kan du kontakte oss ved å bruke detaljene nedenfor.

Brother Industries, Ltd. er den behandlingsansvarlige som er ansvarlig for personopplysningene vi samler inn og behandler.

Hvis du har spørsmål eller bekymringer om hvordan personopplysningene dine har blitt brukt, kan du kontakte oss på e-postadressen som er oppgitt nedenfor. Vær oppmerksom på at, avhengig av karakteren til forespørselen eller henvendelsen din, må vi muligens bekrefte identiteten din før den behandles.

data.protection@brother.co.jp

Du kan be om en digital kopi av denne personvernerklæringen fra oss ved å bruke kontaktdetaljene som er angitt ovenfor. Vi kan modifisere eller oppdatere denne personvernerklæringen fra tid til annen. Du kan se når vi oppdaterte personvernerklæringen sist siden vi inkluderer en revisjonsdato. Endringer og tillegg i denne personvernerklæringen er i kraft fra datoen de ble lagt ut. Les gjennom denne personvernerklæringen av og til for å se om vi har endret hvordan vi bruker personopplysningene dine.