Ogólna polityka prywatności spółki Brother Industries, Ltd.

1 LISTOPADA 2022 r.

Niniejsza polityka ochrony prywatności opisuje sposób zbierania i przetwarzania Państwa danych osobowych (zgodnie z ich definicją poniżej), wykorzystywania i ochrony ich przez Brother Industries, Ltd., spółkę zarejestrowaną i mającą siedzibę w Japonii pod adresem 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japonia („Brother”, „nasza firma”, „my”, „nas”) oraz Państwa prawa w zakresie tychże danych osobowych.

Niniejsza polityka ochrony prywatności dotyczy wszelkich zbieranych lub przetwarzanych przez naszą firmę danych osobowych użytkowników. Dane osobowe to wszelkie dane, które mogą być wykorzystane do identyfikacji osoby fizycznej poprzez same dane lub w połączeniu z innymi danymi, do których możemy mieć dostęp ("Dane osobowe").

Proszę pamiętać, że nasza firma działa na całym świecie bezpośrednio bądź za pośrednictwem naszych spółek zależnych („spółki Grupy Brother”). Każda ze spółek Grupy Brother posiada własną politykę prywatności. W przypadku, gdy zbieramy i przetwarzamy Państwa dane osobowe za pośrednictwem którejkolwiek ze spółek Grupy Brother, takie zbieranie, wykorzystywanie i przetwarzanie będzie podlegało warunkom polityki prywatności danej spółki należącej do Grupy Brother.

Dla celów ogólnego rozporządzenia o ochronie danych oraz ustawy o ochronie danych z 2018 r., naszym przedstawicielem na terenie Unii Europejskiej jest znajdujący się we Włoszech oddział spółki Brother International Europe, Ltd., zarejestrowanej i mającej siedzibę w Wielkiej Brytanii pod adresem Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Wlk. Brytania („BIE”).

Możemy zbierać dane osobowe bezpośrednio od Państwa lub z innych źródeł, takich jak spółki grupy Brother, jak opisano poniżej w niniejszej polityce prywatności. Ponadto możemy być zobowiązani przez prawo lub nasze zobowiązania umowne do zbierania określonych informacji, które obejmują Państwa dane osobowe. Jeśli nie dostarczą Państwo takich wymaganych informacji, możemy nie być w stanie wypełnić naszych zobowiązań wymaganych przez przepisy prawa lub umowy.

Dane osobowe, które możemy zbierać bezpośrednio od Państwa obejmują następujące kategorie:

1. dane osobowe (np. imię i nazwisko, data urodzenia, stanowisko);
2. dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres pocztowy lub numer telefonu komórkowego);
3. dane płatnicze i inne informacje związane z każdą transakcją, którą Państwo z nami zawierają;
4. w przypadku klientów — numery seryjne Państwa produktów Brother (mogą one identyfikować Państwa poprzez numer seryjny, jeśli zarejestrowali Państwo produkt Brother u nas lub u którejkolwiek ze spółek należących do Grupy Brother, lub jeśli założyli Państwo konto na naszych stronach internetowych i/lub zapisali się na jakiekolwiek usługi którejkolwiek ze spółek Grupy Brother);
5. adresy IP i identyfikatory MAC (podczas wizyt na naszych stronach internetowych i korzystania z innych usług online).

1. Możemy zbierać Państwa dane osobowe z innych prawnie dozwolonych źródeł takich jak katalogi firm, książki telefoniczne i/lub informacje kredytowe dostarczane przez firmy kredytowe. Dane osobowe obejmują następujące elementy: dane osobowe (np. imię i nazwisko, data urodzenia, stanowisko, informacje kredytowe);
2. dane kontaktowe (np. numer telefonu, adres e-mail, adres pocztowy lub numer telefonu komórkowego);

Zastrzegamy sobie prawo do wykorzystywania Państwa danych osobowych w następujących celach lub celach, o których poinformujemy Państwa lub na które wyrażą Państwo odrębną zgodę. Nie będziemy wykorzystywać Państwa danych osobowych do celów wykraczających poza zakres niezbędny do realizacji tych celów, chyba że uzyskamy Państwa zgodę.

W przypadku klientów wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. zapewnienia dokładności i aktualności naszych rejestrów;
2. wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy;
3. kontroli i utrzymania jakości;
4. doskonalenia naszych produktów i usług oraz przeprowadzania analizy rynku, zapewnienia prawidłowego funkcjonowania logistyki i sprawdzania stanu zapasów;
5. zapewnienia obsługi klienta, wsparcia posprzedażowego i aktualizacji oprogramowania;
6. wysyłki produktów;
7. wycofywania produktów z rynku.

W przypadku kontrahentów wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. sprawdzenia przeszłości kontrahenta przed zaangażowaniem go;
2. kontaktowania się z nimi w sprawie pytań i innych informacji o świadczonych przez nich usług i dostarczanych produktach;
3. zapewnienia dokładności i aktualności naszych rejestrów, jeśli kontrahent, jego pracownicy lub wykonawcy pracują na terenie naszych zakładów;
4. opłacania faktur;
5. zorganizowania dostępu do naszego biura lub innego obszaru na Państwa życzenie, w przypadku gdy taki dostęp jest dozwolony na mocy naszych umów;
6. wypełnienia obowiązków prawnych, którym podlegamy.

W przypadku akcjonariuszy wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. wypełnienia zobowiązań prawnych, którym podlegamy;
2. wdrożenia działań dla akcjonariuszy, takich jak ankiety;
3. zarządzania akcjonariuszami w oparciu o przepisy prawa.

W przypadku kandydatów do pracy, wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. dostarczenia im informacji o rekrutacji i umożliwienia skontaktowania się z nimi;
2. prowadzenia kontroli operacyjnej w zakresie rekrutacji;
3. odpowiedzi na ich zapytania.

W przypadku emerytów, wykorzystujemy ich dane osobowe w celu:

1. zarządzania dotyczącą ich dokumentacją za okres ich pracy;
2. prowadzenia spraw emerytów, takich jak czynności związane z ubezpieczeniami społecznymi;
3. odpowiedzi na ich zapytania.

Musimy mieć podstawę prawną, by przetwarzać dane osobowe. W większości przypadków podstawą prawną będzie jedna z poniższych przesłanek:

1. wypełnianie zobowiązań umownych. W przypadku klientów zobowiązania umowne obejmują wysyłkę produktów, obsługę klienta, i wsparcie posprzedażowe. W przypadku kontrahentów zobowiązania umowne obejmują prawidłowe opłacanie faktur oraz zapewnianie im możliwości dostępu do naszych placówek w razie potrzeby;
2. wypełnianie zobowiązań prawnych względem Państwa, na przykład w zakresie BHP podczas pobytu w naszych placówkach lub względem stron trzecich (np. organów podatkowych); oraz
3. realizacja naszych uzasadnionych celów. W przypadku klientów nasze uzasadnione cele to na przykład prowadzenie kontroli jakości i logistyki, przeprowadzanie analizy w zakresie rozwoju produktów i badań rynku, sprawdzanie stanu zapasów i dopilnowanie, by nasze rejestry były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym. W przypadku kontrahentów nasze uzasadnione cele to na przykład dopilnowanie, by świadczone przez nich usługi odpowiadały naszym potrzebom, by działały prawidłowo na naszych systemach, by wszelkie reklamacje czy wątpliwości mogły być im niezwłocznie przekazywane oraz dopilnowanie, by nasze rejestry były aktualne i zgodne ze stanem faktycznym.

Przysługują Państwu pewne prawa w zakresie danych osobowych w zależności od miejscowego prawa. Są to między innymi prawa do:

• dostępu do swoich danych osobowych;
• korygowania posiadanych przez nas Państwa danych;
• usunięcia swoich danych osobowych;
• ograniczenia wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych;
• wyrażenia sprzeciwu co do wykorzystywania przez nas Państwa danych osobowych;
• otrzymania swoich danych osobowych w użytecznym formacie elektronicznym i przekazania ich stronom trzecim (prawo do przenoszenia danych); oraz
• złożenia skargi w lokalnym urzędzie ochrony danych osobowych.

Zachęcamy do kontaktu z nami w celu aktualizacji lub skorygowania swoich danych osobowych, jeśli uległy one zmianie bądź posiadane przez nas dane osobowe są niezgodne ze stanem faktycznym.

Należy pamiętać, że aby zrealizować Państwa wnioski prawdopodobnie będziemy potrzebować dodatkowych danych.

Jeśli chcieliby Państwo omówić te prawa lub skorzystać z nich, prosimy o kontakt z nami korzystając z poniższych danych.

Możemy również podejmować w sposób zautomatyzowany decyzje na Państwa temat w oparciu o Wasze dane osobowe w następujących okolicznościach:

• w przypadku klientów — do wyboru spersonalizowanych ofert, rabatów lub rekomendacji wysyłanych na podstawie historii zakupów, przeglądania i/lub wykorzystywanych produktów Brother;
• W zależności od wymogów i ograniczeń miejscowego prawa można skontaktować się z nami w celu wyrażenia sprzeciwu co do korzystania przez nas ze zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Jeśli zastosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji polegające na profilowaniu w oparciu o Państwa dane osobowe przy świadczeniu naszych usług, osobno powiadomimy o stosowanym schemacie i ewentualnych skutkach zautomatyzowanych decyzji i poprosimy Państwa o zgodę.

Państwa dane osobowe możemy udostępniać stronom trzecim w następujących okolicznościach:

• Dostawcom usług w chmurze. Naszymi partnerami są dostawcy usług w chmurze, tacy jak Microsoft i Amazon, dzięki którym przechowujemy dane osobowe w chmurze.
• Dostawcom usług biznesowych. Korzystamy z dostawców usług biznesowych do wysyłania newsletterów i marketingowych wiadomości e-mail, obsługi korespondencji e-mail i komunikatorów, świadczenia usług analizy danych oraz przetwarzania bezpiecznych płatności i realizacji zamówień.
• Właścicielem spółek z Grupy Brother jest spółka Brother Industries, Ltd., więc ściśle współpracujemy z innymi firmami i spółkami z Grupy Brother. Możemy udostępniać pewne dane na temat numerów seryjnych produktów używanych przez naszych klientów, historii zakupów i przeglądania oraz pytań i wątpliwości klientów spółce Brother Industries, Ltd. oraz innym spółkom z Grupy Brother w celach analizy marketingowej, doskonalenia naszych produktów i usług, sprawozdawczości wewnętrznej i reagowania na zapytania czy wątpliwości klientów.
• Organom wymiaru sprawiedliwości, sądom, organom regulacyjnym, władzom państwowym. Możemy udostępniać Państwa dane osobowe tym podmiotom, jeśli uznamy to za niezbędne w celu wypełnienia jakiegokolwiek obowiązku prawnego lub regulacyjnego bądź w celu ochrony naszych praw bądź praw osób trzecich.
• Nabywcom aktywów. Możemy udostępniać Państwa dane osobowe wszelkim stronom trzecim, które zakupią bądź na rzecz których zbywamy całość lub zasadniczo całość naszych aktywów i działalności. Jeśli dojdzie do sprzedaży lub zbycia, podejmiemy wszelkie uzasadnione starania celem zapewnienia, by podmiot, któremu przekażemy Państwa dane osobowe wykorzystywał je w sposób zgodny z niniejszą Polityką ochrony prywatności.

Wdrażamy środki techniczne i organizacyjne, by zapewnić poziom bezpieczeństwa odpowiedni do ryzyka dla przetwarzanych przez nas danych osobowych. Środki te mają na celu zapewnienie stałej nienaruszalności i poufności danych osobowych. Regularnie przeprowadzany ocenę tych środków, by zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

Usuniemy Państwa dane osobowe, gdy nie będą one już potrzebne w związku z celami, dla których zostały zebrane lub gdy Państwa zgoda zostanie wycofana i nie będziemy mieli innej podstawy prawnej do ich zachowania. Decydując o tym, jak długo będziemy przechowywać Państwa dane osobowe, przestrzegamy naszych zobowiązań prawnych i spełniamy oczekiwania organów regulacyjnych.

Państwa dane będą przechowywane przez okres zgodny z naszą Polityką przechowywania danych, która określa, jakie okresy przechowywania danych wymagane lub dozwolone są przez obowiązujące prawo.

Korzystamy z narzędzia Google Analytics, obejmującego usługi analityki internetowej świadczone przez Google LLC („Google”), w celu śledzenia i monitorowania sposobu korzystania z naszej strony internetowej. W związku z korzystaniem z narzędzia Google Analytics stosujemy pliki cookie w celu wyróżnienia unikalnych użytkowników poprzez przypisanie im losowo wygenerowanego identyfikatora klienta. Taki identyfikator służy do monitorowania i obliczania danych o odwiedzających, sesjach i kampaniach na potrzeby raportu analitycznego dotyczącego strony.

Możemy również wdrożyć raporty danych demograficznych i zainteresowań w Google Analytics — funkcję reklamowe Google Analytics — która ma pomóc nam zrozumieć dane demograficzne i zainteresowania użytkowników naszej strony internetowej. W związku z korzystaniem z funkcji reklamowych Google Analytics, nasza strona internetowa i sprzedawcy zewnętrzni, w tym Google, używają razem własnych plików cookie (takich jak plik cookie Google Analytics) lub innych własnych identyfikatorów oraz plików cookie stron trzecich (takich jak reklamowe pliki cookie Google), lub innych identyfikatorów stron trzecich.

Więcej informacji na temat obsługi danych użytkownika przez Google można znaleźć na stronie https://policies.google.com/technologies/partner-sites (zostanie otwarta strona internetowa strony trzeciej).

Jeśli chcą Państwo zapobiec zbieraniu i przetwarzaniu Państwa danych przez narzędzie Google Analytics, mogą Państwo zrezygnować z korzystania z niego, pobierając i instalując dodatek rezygnacyjny dostępny na stronie https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/. (zostanie otwarta strona internetowa strony trzeciej).
Firma Brother nie będzie obchodzić żadnych funkcji ochrony prywatności (np. opt-out) stanowiących część Google Analytics.

Należy pamiętać, że siedziba spółki Brother Industries, Ltd. znajduje się w Japonii, a zatem Państwa dane osobowe będą przekazywane do Japonii, tam przechowywane i przetwarzane, co jest obecnie uważane za zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych zgodnie z prawem Unii Europejskiej dotyczącym ochrony danych. Ponadto możemy współpracować z zewnętrznymi usługodawcami przy przechowywaniu lub przetwarzaniu Państwa danych osobowych; na przykład dane osobowe mogą być przechowywane w chmurze przez naszych dostawców usług w chmurze, a oni mogą przechowywać Państwa dane osobowe w miejscach poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, które nie zapewniają odpowiedniego poziomu ochrony.

Wprowadziliśmy odpowiednie zabezpieczenia (na przykład zobowiązania umowne) zgodne z obowiązującymi wymogami prawa, by zapewnić odpowiednią ochronę Państwa danych. Więcej informacji na temat zastosowanych odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać kontaktując się z nami korzystając z poniższych danych.

Spółka Brother Industries, Ltd. jest administratorem danych, odpowiedzialnym za zbierane i przetwarzane dane osobowe.

Jeśli mają Państwo jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące sposobu wykorzystania Państwa danych osobowych, prosimy o kontakt z nami na podany niżej adres e-mail. Należy pamiętać, że w zależności od charakteru wniosku lub zapytania może istnieć konieczność potwierdzenia przez nas Państwa tożsamości, zanim przystąpimy do jego rozpatrywania.

data.protection@brother.co.jp

Cyfrową kopię niniejszej polityki prywatności można uzyskać od nas korzystając z podanych wyżej danych kontaktowych. Niniejsza Polityka ochrony prywatności mogą podlegać okresowym modyfikacjom lub aktualizacjom. Datę ostatniej aktualizacji Polityki ochrony prywatności można sprawdzić, ponieważ podajemy datę ostatniej zmiany. Zmiany i uzupełnienia niniejszej Polityki ochrony prywatności wchodzą w życie z dniem opublikowania. Należy od czasu do czasu sprawdzać niniejszą Politykę ochrony prywatności, by sprawdzić czy nie dokonaliśmy zmian w sposobie wykorzystywania Państwa danych osobowych.