Allmän Sekretesspolicy för Brother Industries, Ltd.

1 NOVEMBER 2022

Den här sekretesspolicyn beskriver hur Brother Industries, Ltd., ett företag som bildats i och har sitt huvudkontor i Japan på adressen 15-1, Naeshiro-cho, Mizuho-ku, Nagoya 467-8561, Japan (”Brother”,”vi”, ”oss” eller ”vår”) samlar in och behandlar Personuppgifter (som definieras nedan) om dig, hur vi använder och skyddar dina Personuppgifter och vilka rättigheter du har gällande dina Personuppgifter.

Den här sekretesspolicyn gäller alla Personuppgifter om dig som vi samlar in eller behandlar. Personuppgifter är all data som kan användas för att identifiera en individ genom uppgifterna i sig eller i kombination med andra uppgifter som vi rimligen kan få tillgång till ('Personuppgifter').

Observera att vi bedriver verksamhet globalt direkt eller genom dotterbolag (”Brother-koncernens företag”). Varje Brother-koncernens företag har egna sekretesspolicyer. Om vi samlar in och behandlar dina personuppgifter via något av våra Brother-koncernens företag kommer sådan insamling, användning och behandling att omfattas av villkoren i sekretesspolicy för det relevanta Brother-koncemens företagets.

I syfte med den allmänna dataskyddsförordningen och dataskyddslagen 2018, det italienska dotterbolaget som tillhör Brother International Europe, Ltd., ett företag som bildats och har sitt huvudkontor i Storbritannien på adressen Brother House, 1 Tame Street, Audenshaw, Manchester M34 5JE, Storbritannien (”BIE”), är vår representant i EU.

Vi kan samla in Personuppgifter om dig direkt från dig eller från andra källor såsom Brother-koncernens företag enligt beskrivningen nedan i denna sekretesspolicy. Dessutom kan vi vara skyldiga enligt lagar eller våra avtalsskyldigheter att samla in viss information som inkluderar dina Personuppgifter. Om du inte tillhandahåller sådan information som krävs kan det hända att vi inte kan uppfylla våra förpliktelser enligt lagar eller kontrakt.

De kategorier av Personuppgifter som vi samlar in om dig omfattar följande:

1. personuppgifter (som namn, födelsedatum, jobbtitel);
2. kontaktinformation (som telefonnummer, e-postadress, postadress och mobilnummer);
3. betalningsinformation och annan information relaterad till alla transaktioner som du gör med oss;
4. Om du är kund, serienummer till dina Brother-produkter (vi kan identifiera dig genom ditt serienummer om du har registrerat dina Brother-produkter hos oss eller något av våra Brother-koncernens företag, eller om du har skapat ett konto på våra webbplatser och/eller prenumererat på tjänster från något av våra Brother-koncernens företag);
5. IP-adresser och MAC-identifierare (när du använder vår webbplats och andra webbtjänster).

1. Vi kan samla in dina Personuppgifter från andra källor som är lagligt tillåtna, inklusive genom företagskataloger, telefonkataloger och/eller kreditinformation som tillhandahålls av kreditföretag. Sådan Personuppgifter inkluderar följande: personliga uppgifter (som namn, födelsedatum, jobbtitel, kredituppgifter);
2. kontaktinformation (som telefonnummer, e-postadress, postadress och mobilnummer);

Vi förbehåller oss rätten att använda dina Personuppgifter för följande ändamål, eller de ändamål som vi meddelar dig eller som du godkänner separat. Vi kommer inte att använda dina Personuppgifter för andra ändamål än vad som är nödvändigt för dessa ändamål om vi inte får ditt samtycke.

Om du är kund, använder vi dina Personuppgifter för följande syften:

1. se till att vår information är korrekt och uppdaterad;
2. följa gällande juridiska förpliktelser;
3. kontrollera och upprätthålla kvalitet;
4. utföra förbättringar av våra produkter och tjänster och göra marknadsanalyser, kontrollera att logistik och lagerhållning fungerar korrekt;
5. ge dig kundservice, ge support efter försäljning och programvaruuppdateringar;
6. leverera produkter till dig;
7. återkalla produkter.

Om du är affärspartner, använder vi dina Personuppgifter i följande syften:

1. utföra bakgrundskontroller innan vi gör dig till affärspartner;
2. kontakta dig med frågor och annan information angående de tjänster och produkter som du tillhandahåller;
3. se till att våra uppgifter är korrekta och uppdaterade när du, dina medarbetare eller kontraktsanställda arbetar vid våra anläggningar;
4. betala fakturor;
5. ordna din åtkomst till vårt kontor eller andra områden på din begäran i fall att sådan åtkomst är tillåten enligt våra kontrakt;
6. följa gällande juridiska förpliktelser.

Om du är aktieägare, använder vi dina Personuppgifter för att:

1. följa gällande juridiska förpliktelser som vi är föremål för;
2. genomföra åtgärder för aktieägare såsom frågeformulär;
3. utföra aktieägarförvaltning enligt lagar.

Om du är en arbetssökande, använder vi dina Personuppgifter för att:

1. ge dig information om rekrytering och kontakta dig;
2. utföra operativ kontroll för rekrytering;
3. svara på din förfrågan.

Om du är pensionär, använder vi dina Personuppgifter för att:

1. hantera register om dig under din fortsatta tjänst;
2. utföra förvaltning av pensionärer såsom arbete med socialförsäkringar;
3. svara på din förfrågan.

Vi måste ha en laglig grund för att använda dina Personuppgifter. I de flesta fall kommer den lagliga grunden att vara någon av följande:

1. att uppfylla våra avtalsförpliktelser till dig. Om du är kund omfattar våra avtalsförpliktelser till dig att leverera produkter, tillhandahålla kundservice, och ge support efter försäljningen. Om du är affärspartner omfattar våra avtalsförpliktelser till dig att betala fakturor korrekt och se till att du vid behov har tillgång till våra lokaler;
2. att följa våra juridiska förpliktelser gentemot dig, till exempel hälsa och säkerhet när du befinner dig på våra lokaler eller gentemot tredje part (som skattemyndigheter); och
3. att uppfylla våra legitima intressen. Om du är kund är våra legitima intressen exempelvis att upprätthålla kvalitetskontroll och logistik, göra analyser för produktutveckling och marknadsundersökningar, kontrollera lager och att se till att våra uppgifter är uppdaterade och korrekta. Om du är affärspartner är våra legitima intressen till exempel att se till att tjänsterna som du tillhandahåller passar för våra behov, att dina tjänster fungerar korrekt med våra system, att alla klagomål och funderingar kan förmedlas till dig i tid och att våra uppgifter är uppdaterade och korrekta.

Du har vissa rättigheter avseende dina Personuppgifter enligt lokal lagstiftning. De omfattar rätt att:

• få tillgång till dina Personuppgifter;
• rätta information som vi har om dig;
• radera dina Personuppgifter;
• begränsa vår användning av dina Personuppgifter;
• invända mot vår användning av dina Personuppgifter;
• få dina Personuppgifter i ett användbart elektroniskt format och överföra dem till tredje part (rätt till dataportabilitet); och
• framföra klagomål till din lokala dataskyddsmyndighet.

Vi uppmuntrar dig att kontakta oss för att uppdatera eller rätta dina Personuppgifter om de ändras eller om Personuppgifterna vi har om dig är felaktiga.

Observera att vi troligen kommer att behöva ytterligare information från dig för att genomföra din begäran.

Om du vill diskutera eller utöva sådana rättigheter kan du kontakta oss med informationen nedan.

Vi kan även fatta automatiserade beslut om dig baserat på dina Personuppgifter under följande omständigheter:

• Val av anpassade erbjudanden, rabatter eller rekommendationer som vi skickar till dig baserat på din inköpshistorik, sökhistorik och/eller användning av Brother-produkter om du är kund;
• Med förbehåll för lokala lagkrav och begränsningar kan du kontakta oss för att invända mot vår användning av automatiskt beslutsfattande.

När vi tillämpar automatiskt beslutsfattande utifrån profilering baserat på dina Personuppgifter kommer vi att informera dig separat om bakgrunden till det och alla effekter av de automatiska besluten samt be om ditt samtycke.

Under följande omständigheter kan vi dela dina Personuppgifter med tredje part:

• Leverantörer av molntjänster. Vi samarbetar med leverantörer av molntjänster som Microsoft och Amazon för lagring av dina Personuppgifter i molnet.
• Leverantörer av affärstjänster. Vi anlitar leverantörer av affärstjänster för att skicka nyhetsbrev och marknadsföringsmeddelanden, supportmeddelanden och meddelandetjänster, för att tillhandahålla analystjänster, för att utföra säkra betalningar och för att genomföra beställningar.
• Brother-koncernens företag ägs av Brother Industries, Ltd., vilket innebär att vi samarbetar nära med företag inom Brother-koncernen. Vi kan dela information om serienummer på våra produkter som kunder använder, köp- och sökhistorik och kunders frågor till Brother Industries, Ltd. och andra företag inom Brother-koncernen för ändamål som marknadsanalys, förbättring av våra produkter och tjänster, intern rapportering och svar på kundfrågor.
• Brottsbekämpande organ, domstolar, lagstiftare, myndigheter. Vi kan dela dina Personuppgifter med dessa parter när vi anser att det är nödvändigt för att följa lagar och regelverk eller i övrigt för att skydda våra eller en tredje parts rättigheter.
• Tillgångsköpare. Vi kan dela dina Personuppgifter med en tredje part som köper eller till vilken vi överför samtliga eller alla väsentliga tillgångar och verksamheter. Om en sådan försäljning eller överföring sker kommer vi att göra rimliga ansträngningar för att se till att entiteten till vilken vi överför dina Personuppgifter använder dem på ett sätt som överensstämmer med denna Sekretesspolicy.

Vi vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa en säkerhetsnivå som är lämplig i förhållande till risknivån för de Personuppgifter som vi behandlar. Dessa åtgärder syftar till att säkerställa kontinuerlig sekretess och konfidentialitet för Personuppgifterna. Vi utvärderar regelbundet dessa åtgärder för att se till att behandlingen är säker.

Vi kommer att radera dina Personuppgifter när den inte längre är nödvändig i förhållande till de syften för vilka den har samlats in eller när ditt samtycke återkallas och vi inte har någon annan juridisk grund att behålla den. När vi bestämmer hur länge vi ska behålla dina Personuppgifter, följer vi våra juridiska förpliktelser och uppfyller tillsynsmyndigheternas förväntningar.

Vi kommer att spara dina Personuppgifter i enlighet med vår policy för datalagring som anger perioder för datalagring som krävs eller tillåts enligt tillämpliga lagar.

Vi använder Google Analytics, en webbanalystjänst som tillhandahålls av Google LLC (”Google”), för att spåra och övervaka din användning av vår webbplats. Bortsett från Google Analytics använder vi även kakor för att fastställa unika användare genom att tilldela ett slumpmässigt genererat klient-ID. Vi använder dem för att övervaka och beräkna besökar-, sessions- och kampanjdata för våra rapporter med webbplatsanalys.

Vi kan även använda Google Analytics Demographics and Interest Reporting, en funktion i Google Analytics Advertising, för att hjälpa oss förstå demografin och intressena hos användare av vår webbplats. Bortsett från Google Analytics Advertising, använder våra webbplats- och tredjepartleverantörer, inklusive Google, förstapartskakor (till exempel Google Analytics-kakor) eller andra förstapartsidentifierare (till exempel Google Advertising-kakor) eller andra tredjepartsidentifierare tillsammans.

Mer information om hur Google hanterar dina uppgifter finns på https://policies.google.com/technologies/partner-sites(en tredje parts webbplats öppnas).

Om du inte vill att dina uppgifter ska samlas in och behandlas av Google Analytics kan du välja bort Google Analytics genom att hämta och installera Google Analytics Opt-out-tilläget https://tools.google.com/dlpage/gaoptout/(en tredje parts webbplats öppnas).
Brother ska inte kringgå några sekretessfunktioner (t.ex. en opt-out-funktion) som ingår i Google Analytics.

Observera att Brother Industries, Ltd. är beläget i Japan och att dina Personuppgifter kommer att skickas till, lagras och behandlas i Japan och att detta i nuläget anses ge en tillräcklig nivå för skydd av Personuppgifter enligt GDPR. Dessutom kan vi arbeta med leverantörer av tredjepartstjänster, vilket innebär att dina Personuppgifter till exempel kan lagras i molnet av våra molntjänstleverantörer och de kan spara dina Personuppgifter utanför EES, vilket innebär att skyddsnivån inte är tillräcklig.

Vi har genomfört lämpliga säkerhetsåtgärder (som avtalsförpliktelser) i enlighet med tillämpliga lagkrav för att se till att dina uppgifter får ett fullgott skydd. Om du vill ha mer information om säkerhetsåtgärderna kan du kontakta oss på nedanstående adress.

Brother Industries, Ltd. är den personuppgiftsansvariga för Personuppgifter som vi samlar in och behandlar.

Om du har frågor om hur vi har använt dina Personuppgifter kan du kontakta oss på e-postadressen nedan. Observera att beroende på vad du frågar om kan vi behöva bekräfta din identitet innan vi behandlar frågan.

data.protection@brother.co.jp

Du kan begära en digital kopia av denna sekretesspolicy genom att använda kontaktinformationen ovan. Vi kan behöva uppdatera den här sekretesspolicyn i framtiden. Vi anger ett revisionsdatum så att du kan se när vi uppdaterade sekretesspolicyn senast. Ändringar och tillägg i denna sekretesspolicy gäller från och med det datum då de publicerades. Kontrollera denna sekretesspolicy regelbundet för att se om det finns ändringar i vårt sätt att använda dina Personuppgifter.